کارشناس دبیرخانه
اطلاعات شغل:
متن کامل آگهی:
نظارت بر دریافت کلیه نامه های وارده از کانال های مختلف به سازمان و اسکن آن به همراه کلیه مستندات و ثبت در سیستم اتوماسیون اداری و تخصیص تاریخ و شماره به آن
نظارت بر ارجاع نامه به واحدهای مربوطه از طریق سیستم اتوماسیون اداری
نظارت بر آماده سازی نامه های تحویلی واحدها جهت ارسال به خارج از سازمان و پیگیری و تعقیب مکاتبات از شرکت به سایر سازمان ها تا حصول نتیجه نهایی با هماهنگی مسئولین و واحدهای مربوطه
بازبینی و کنترل کامل کلیه مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی و پیوست های نامه های وارده و صادره و رفع نواقص آنها
نظارت بر ارائه و دریافت رسید درخصوص مدارک و مستندات دریافتی و ارسالی در صورت نیاز
بایگانی صحیح اسناد موجود در دبیرخانه
انجام اقدامات لازم جهت حفظ و نگهداری پرونده‌ها در مقابل آفات، رطوبت، حرارت، نور، آتش سوزی و غیره
رعایت مسائل ایمنی، بهداشت شغلی و محیط زیست در اجرای وظایف
طبقه‌بندی اسناد و پرونده‌ها
ارتباط با سایر واحدها در خصوص نامه‌های سیستم اتوماسیون اداری
استخراج گزارشات نامه‌های وارده و صادره و فعالیت‌های دبیرخانه و ارائه آن به مسئول مافوق
حفظ و نگهداری کلیه نامه‌ها، پرونده‌ها، بخشنامه ها و سوابق مطابق مقررات و اصول بایگانی
کنترل و نظارت بر حفظ محرمانگی مدارک، اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده در شرکت
همکاری و هماهنگی درخصوص انجام امور دبیرخانه محرمانه با حوزه دفتر مدیرعامل
همکاری و هماهنگی امور دبیرخانه‌ای با دفاتر معاونین و مدیران واحدهای داخلی و خارجی
همکاری و مشارکت در تقویت مکاتبات الکترونیکی و توسعه و تجهیز اتوماسیون اداری
مسلط بر مهارت های هفتگانه ICDL
مسلط بر پیاده‌سازی اصول بایگانی اسناد و مدارک و امحاء آنها
مسلط بر جمع‌آوری، طبقه‌بندی و گزارش‌گیری اطلاعات
مسلط بر نگارش، تایپ، ثبت و ارسال نامه‌های اداری
به کارگیری سیستم اتوماسیون اداری
مسلط بر پیاده‌سازی اصول بایگانی اسناد و مدارک
توانایی کار در شرایط فشار و پیک کاری
این آگهی از وبسایت جاب ویژن پیدا شده، با زدن دکمه‌ی تماس با کارفرما، به وبسایت جاب ویژن برین و از اون‌جا برای این شغل اقدام کنین.