کارشناس پشتیبانی اداری (امور ویزا) | Administrative Support Specialist (Visa Processing)

آیا شما یک حرفه ای اداری جزئیات گرا با اشتیاق به تعالی هستید؟
ما به دنبال یک فرد اختصاصی برای پیوستن به تیم ما به عنوان یک متخصص پشتیبانی اداری هستیم. این نقش فرصتی را برای کمک به موفقیت خدمات ارتباط با مشتری ما ارائه می دهد.

مسئولیت ها:
مدیریت و سازماندهی فایل ها و اسناد مشتری.
ردیابی دریافت و تحویل اسناد.
سوابق و پایگاه های داده دقیق را تهیه و نگهداری کنید.
کمک به آماده سازی درخواست ویزا، از جمله تهیه پیش نویس نامه های پوششی و اطمینان از کامل بودن تمام مدارک لازم.
هماهنگی با آژانس های خارجی و سفارتخانه ها در صورت نیاز.
به درخواست ها و درخواست های مشتریان به موقع و حرفه ای پاسخ دهید.
قرار ملاقات ها را تعیین کنید و جلسات را هماهنگ کنید.
حمایت اداری عمومی را به مشتریان در طول فرآیند درخواست ویزا ارائه دهید.
کمک به دفتر وظایف مدیریتی، مانند بایگانی، فتوکپی و ورود داده ها.

شرایط:
ضروری:
مثبت و مفید نگرش.
تسلط به زبان انگلیسی (متوسط یا پیشرفته).
توانایی اثبات شده برای مدیریت کارآمد و دقیق وظایف اداری.
توانایی برای همکاری موثر با همکاران در یک محیط تیم محور.
کار عالی دانش مجموعه آفیس مایکروسافت (ورد، اکسل، پاورپوینت).
مهارت های ارتباطی و بین فردی عالی، با اشتیاق به خدمات مشتری (داخلی و خارجی).
مهارت های سازمانی برتر، خودانگیختگی، و توانایی کار مستقل با حداقل نظارت.
مهارت های ارتباطی قوی کلامی و نوشتاری، با توانایی تعامل موثر با مشتریان و همکاران.



ترجیحا:
تجربه کار در یک محیط تیمی متقابل و مشارکتی.
تجربه در پردازش ویزا یا مدیریت سرمایه گذاری یک به علاوه.
آشنایی با مقررات و رویه‌های مربوط به ویزا.
تجربه فروش و بازاریابی.


در mvcg، ما معتقدیم:
حرفه‌ای بودن: رعایت بالاترین استانداردها در تمامی تعاملات، از ارتباطات گرفته تا ارائه تیم و دفاتر ما.
تمرکز مشتری: به نیازهای منحصر به فرد هر مشتری احترام بگذارید و راه حل های سفارشی سازی شده ای را ایجاد کنید که به اهداف و چالش های آن ها می پردازد.

Are you a detail-oriented administrative professional with a passion for excellence? We seek a dedicated individual to join our team as an administrative support specialist. This role offers the opportunity to contribute significantly to the success of our customer relations services.

Responsibilities:

• Manage and organize client files and documentation.
• Track the receipt and delivery of documents.
• Prepare and maintain accurate records and databases.
• Assist with visa application preparation, including drafting cover letters and completing all necessary documents.
• Coordinate with external agencies and embassies as needed.
• Respond to client inquiries and requests in a timely and professional manner.
• Schedule appointments and coordinate meetings.
• Provide general administrative support to clients throughout the visa application process.
• Assist with office management tasks, such as filing, photocopying, and data entry.

Requirements:

Essential:

• Positive and helpful attitude.
• Fluency in English (upper-intermediate or advanced).
• Proven ability to manage administrative tasks efficiently and accurately.
• Ability to collaborate effectively with colleagues in a team-oriented environment.
• Excellent working knowledge of Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
• Excellent communication and interpersonal skills, with a passion for client service (internal and external).
• Superior organizational skills, self-motivation, and the ability to work independently with minimal supervision.
• Strong verbal and written communication skills, with the ability to interact effectively with clients and colleagues.

Preferred:

• Experience working in a cross-functional and collaborative team environment.
• Experience in visa processing or investment administration is a plus.
• Knowledge of relevant visa regulations and procedures.
• Sales and marketing experience.

At MVCG, We Believe In:

• Professionalism: Upholding the highest standards in all interactions, from communication to the presentation of our team and offices.
• Client Focus: respect each client's unique needs and develop customized solutions that address their objectives and challenges.