دستیار اجرایی | Executive Assistant

پشتیبانی جامع اداری و روحانی را به مدیرعامل و سایر مدیران سطح بالا ارائه می دهد. این نقش شامل مدیریت برنامه ها ، رسیدگی به ارتباطات ، تهیه اسناد و هماهنگی سفر و جلسات ، اطمینان از عملکرد کارآمد دفتر اجرایی است. شما به عنوان یک نکته اصلی تماس برای مدیرعامل و سایر ذینفعان عمل می کنید و در همه زمان ها محرمانه بودن و حرفه ای بودن را حفظ می کنید.

مسئولیت های کلیدی:
مدیریت تقویم: برنامه ریزی و هماهنگی جلسات ، قرار ملاقات ها و ترتیبات سفر برای مدیرعامل و سایر مدیران.
مدیریت ارتباطات: رسیدگی به تماس های تلفنی ، ایمیل و مکاتبات ، به عنوان واسطه بین مدیرعامل و سایر بخش ها ، مشتری ها و ذینفعان عمل می کند.
تهیه اسناد: تهیه گزارش ها ، ارائه ها و سایر اسناد برای مدیرعامل ، از جمله تهیه مکاتبات و مطالب تصحیح.
هماهنگی جلسه: سازماندهی و تسهیل جلسات ، از جمله تهیه برنامه ها ، گرفتن دقیقه و توزیع مواد.
مدیریت دفتر: مدیریت منابع اداری ، حفظ سوابق و انجام سایر کارهای اداری برای اطمینان از عملکرد صاف دفتر اجرایی. محرمانه بودن: حفظ محرمانه بودن اطلاعات حساس و رسیدگی به آن با اختیار.
برنامه ریزی رویداد: کمک به برنامه ریزی و هماهنگی رویدادهای ویژه ، مانند جلسات هیئت مدیره ، کنفرانس ها و عقب نشینی های اجرایی.


مهارت ها و صلاحیت های لازم:
- داشتن مدرک لیسانس در موضوع مرتبط
- مهارت های ارتباطی عالی در فارسی و انگلیسی
- مهارت های سازمانی استثنایی برای مدیریت چندین کار ، اولویت بندی مؤثر و حفظ یک برنامه خوب سازمان یافته بسیار مهم است.
- مهارت در Microsoft Office Suite (Word ، Excel ، Outlook)
- تجربه قبلی در نقش اداری یا منشی ، ترجیحا حمایت از مدیران سطح ارشد ، لازم است
- مهارت های حل مسئله برای شناسایی و حل مسائل ، مشکلات عیب یابی و یافتن راه حل ها به طور مستقل ضروری است.
- مهارت های مدیریت زمان برای مدیریت موثر زمان ، اولویت بندی وظایف و دیدار با مهلت ها برای موفقیت در این نقش بسیار مهم است.
- اختیار و محرمانه بودن برای رسیدگی به اطلاعات حساس با اختیار و حفظ محرمانه مهم است.
- تجربه قبلی در نقش اداری یا منشی ، ترجیحاً از مدیران سطح ارشد حمایت می کند ، لازم است

 

provides comprehensive administrative and clerical support to the CEO and other top-level executives. This role involves managing schedules, handling communications, preparing documents, and coordinating travel and meetings, ensuring the efficient operation of the executive office. You act as a key point of contact for the CEO and other stakeholders, maintaining confidentiality and professionalism at all times.

Key Responsibilities:

Calendar Management: Scheduling and coordinating meetings, appointments, and travel arrangements for the CEO and other executives.

Communication Management: Handling phone calls, emails, and correspondence, acting as a liaison between the CEO and other departments, clients, and stakeholders.

Document Preparation: Preparing reports, presentations, and other documents for the CEO, including drafting correspondence and proofreading materials.

Meeting Coordination: Organizing and facilitating meetings, including preparing agendas, taking minutes, and distributing materials.

Office Management: Managing office supplies, maintaining records, and handling other administrative tasks to ensure the smooth operation of the executive office.

Confidentiality: Maintaining the confidentiality of sensitive information and handling it with discretion.

Event Planning: Assisting with the planning and coordination of special events, such as board meetings, conferences, and executive retreats.

Relationship Building: Developing and maintaining positive relationships with internal and external stakeholders on behalf of the CEO.

Required Skills and Qualifications:

- Having Bachelor degree in related subject

- Excellent Communication Skills in Farsi & English

- Exceptional Organizational Skills to manage multiple tasks, prioritize effectively, and maintain a well-organized schedule is crucial.

- proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook)

- Prior experience in an administrative or secretarial role, preferably supporting senior-level executives, is required

- Problem-Solving Skills to identify and resolve issues, troubleshoot problems, and find solutions independently is essential.

- Time Management Skills to manage time effectively, prioritize tasks, and meet deadlines is critical for success in this role.

- Discretion and Confidentiality to handle sensitive information with discretion and maintain confidentiality is paramount.

- Prior experience in an administrative or secretarial role, preferably supporting senior-level executives, is required