انباردار داروخانه | Pharmacy Storekeeper

هدف اصلی کار:

انبارداری داروخانه/انبار پزشکی به منظور حفظ موجودی داروخانه بالاتر از سطح امن و پیروی از شرایط ایمن توصیه شده (دما، رطوبت و غیره) تحت نظارت مرجع پزشکی پروژه یا سرپرست داروخانه و با همکاری تیم تدارکات.

مسئولیت‌ها و وظایف:

• نظارت بر سفارشات و توزیع اقلام جهت اطمینان حاصل کردن از استفاده صحیح آن‌ها.
• دریافت بار و سفارشات، تشخیص مغایرت‌های احتمالی با برگه سفارش و یا دیگر موارد و گزارش آن‌ها.
• انبار کردن اقلام با توجه به رویه‌های در حال اجرا جهت اطمینان حاصل کردن از در دسترس بودن مداوم اقلام. 
• اطمینان حاصل کردن از شرایط مناسب انبار جهت انبار کردن اقلام پزشکی مطابق با استانداردهای دارویی جهت حصول اطمینان از در دسترس بودن مداوم اقلام.
• اطمینان حاصل کردن از نحوه صحیح ثبت موجودی در برگه‌های Stock Card و نرم‌افزار.
• شرکت در انبارگردانی‌های منظم که شامل موجودی EPREP نیز می‌شود.
• پیگیری سطح موجودی اقلام با توجه به مرز خطر (Alarm Threshold)، موجودی‌های تمام شده، تاریخ‌های انقضا و داروهایی که طی 6 ماه آینده منقضی می‌شوند.
• آماده‌سازی سفارشات با توجه به مصرف هر بخش، اطمینان حاصل کردن از بسته‌بندی و توزیع صحیح و همچنین گزارش هر گونه تغییرات و موارد غیرعادی در الگوی مصرف به مسئول امور دارویی. در صورت رسیدن به مرز خطر، اطلاع‌رسانی به مسئول امور دارویی در اسرع وقت باید انجام شود.
• کنترل کردن انبارها جهت حصول اطمینان از نگهداری صحیح أقلام، شامل: نظارت بر دمای انبار، اطمینان حاصل کردن از دریافت صحیح و انبار کردن مناسب أقلام نیازمند زنجیره سرما، دریافت و انبار کردن صحیح بار ورودی به شکل مناسب و با توجه به پروتکل‌های MSF. همچنین مطمئن بودن از نحوه صحیح آماده‌سازی و ارسال صحیح بار با توجه به مقررات زنجیره تامین و زنجیره سرما MSF.
• اطمینان حاصل کردن از تمیز بودن محیط (انبار دارویی) با همکاری نزدیک تیم تدارکات و پشتیبانی و نگهداری از تجهیزات خنک‌کننده.
• کنترل کردن دسترسی محدود افراد مجاز و اطمینان حاصل کردن از ایمن بودن درب‌ها و راه‌های خروج. اطلاع‌رسانی بی‌درنگ به مدیر مستقیم در خصوص هرگونه مشکل که درهنگام کار رخ دهد به‌خصوص در مواردی مانند خسارت دیدن، گم شدن، اقدام به دزدی و یا دزدی از أقلام داخل انبار.
• اطمینان حاصل کردن از خارج کردن، جدا نگه داشتن و قفل کردن داروهای قرنطینه شده و یا داروهایی که قرار است قرنطینه شوند مانند داروهای برگشت خورده، منقضی شده و یا آسیب دیده.
• پیگیری سطح موجودی أقلام با توجه به مرز خطر (Alarm Threshold)، موجودی‌های تمام شده، تاریخ‌های انقضا و داروهایی که طی 6 ماه آینده منقضی می‌شوند و ارسال گزارش آن‌ها به مسئول مرتبط.
• در سطح پروژه، گزارش به مدیر امور پزشکی پروژه (PMR) باید انجام شود؛ خط ارتباطی شامل PMR و مدیر امور دارویی سازمان در سطح Mission است.
• نظارت بر داروخانه پروژه جهت مرتب بودن آن مطابق با استانداردها و مدیریت راه‌اندازی داروخانه MSF (شامل نظارت بر دما، ثبت، پر کردن و بایگانی اسناد کاغذی).
• مسئول و امانتدار تمامی اقلام موجود در انبار.
• انجام انبارگردانی ماهانه فیزیکی به‌خصوص زمانی که اقلام وارد یا خارج شده‌اند.
• به‌روزرسانی مرتب Isystock طبق آموزش‌های داده شده.
• مسئول آماده‌سازی تمامی فرم‌های مورد استفاده برای مدیریت داروخانه.
• ارسال ماهانه گزارشات مورد نیاز به داروخانه مرکزی در تهران.
• همکاری داشتن با مسئول تیم پرستاری و مدیر فنی تیم پرستاری، پیگیری سفارشات و میزان مصرف و اطلاع‌رسانی به مسئول تیم پرستاری در صورت مشاهده تغییرات قابل توجه در الگوی مصرف.
• اطلاع‌رسانی سریع به تیم پزشکی در خصوص وجود هرگونه کسری، اقلام با تاریخ انقضا نزدیک و یا موجودی بیش از حد.
• داشتن ارتباط مرتب با پرستار توزیع دارو در پایگاه سلامت و اطلاع‌رسانی به PMR در خصوص تمامی ارتباطات به‌خصوص مصارف دوره‌ای و درخواست‌های دارو.
• بازدید مرتب از کلینیک سیار جهت حصول اطمینان از پروتکل‌ها و رویه‌های صحیح داروخانه.
• بیرون ریختن داروهای منقضی و یا آسیب دیده پیرو دستورالعمل‌های PMR و مدیر امور دارویی سازمان و شرکت در جلسات داخلی MSF در صورت نیاز.
• شرکت در دوره‌های آموزشی توصیه شده.

امور ذکر شده در بالا تمامی جزئیات MSF را در بر نمی‌گیرند و ممکن است با تطبیق پروژه دچار تغییر و تکامل شوند. علاوه بر این، ممکن است جهت کارکرد مناسب پروژه، دیگر امور نیز درخواست شوند.

تحصیلات:

• دیپلم دبیرستان ضروری است.
• آموزش مربوط به پزشکی به عنوان مثال تکنسین داروسازی، مطالعات دارویی و غیره مطلوب است.

تجربه:

• تجربه قبلی ضروری حداقل دو سال در موقعیت‌های مشابه یا مرتبط.
• تجربه قبلی مطلوب در MSF یا سایر سازمان‌های غیر دولتی.

زبان:

• زبان محلی ضروری انگلیسی مطلوب است.

مهارت‌ها:

• سواد کامپیوتری ضروری (ورد، اکسل و اینترنت).
• شایستگی‌ها: نتایج و جهت‌گیری کیفیت: L1.
• کار تیمی و همکاری: L1.
• انعطاف‌پذیری رفتاری: L1.
• تعهد به اصول: L1 MSF.
• جهت‌گیری خدمات: L1.
• مدیریت استرس: L2.

ویژگی‌های شخصی:

• تعهد.
• انعطاف‌پذیری.
• مدیریت استرس.
• نتیجه‌محور.
• روحیه کار تیمی.

آنچه ما ارائه می‌دهیم:

• قرارداد قانونی و بیمه تامین اجتماعی.
• پرداخت حقوق بر اساس جدول حقوقی MSF.
• پوشش هزینه‌های پزشکی برای کارمند و افراد تحت تکفل وی.
• فرصت پیشرفت شغلی در یک سازمان بین‌المللی و پیشرفت (مسیر شغلی، آموزش و غیره) در داخل سازمان.
• فرصت همکاری در راستای هدف سازمان که همان نجات جانِ افراد، کاهش رنجِ آسیب‌دیدگان و کار با نیازمندان است.

در صورتی که علاقه‌مند و واجد شرایط هستید می‌توانید درخواست خود را حداکثر تا 1404/03/10 ارسال نمایید.

Main Purpose of the Job:

• Execute the pharmacy/medical warehouse storing activities to keep pharmacy stock above the security level and following recommended conditions (temperature, humidity, etc.) under the supervision of the PMR (for OCG) or pharmacy supervisor, and in collaboration with the logistics team.

Responsibilities and Tasks:

• Supervising material orders and dispatching to ensure rational use.
• Receiving orders and deliveries, identifying potential disparities against the cargo manifest or others and reporting them, and storing materials in accordance with the system in force, to ensure continuous availability. 
• Ensuring good storage conditions of all medical items in the pharmacy in accordance with pharmaceutical standards to ensure continuous availability.
• Ensuring correct fill-in entries on the stock cards and software.
• Carrying out or participating in regular inventories, including EPREP stock.
• Following up stock levels with regards to alarm thresholds, stock out, expiry dates, and drugs to expire in the following 6 months.
• Preparing orders of the different consumption units (departments, wards, others), ensuring proper packaging and dispatching, and reporting any anomalies or changes in consumption patterns to the pharmacy supervisor.
• Inform the pharmacy supervisor as soon as the stock reaches the alert limit.
• Controlling warehouse facilities in order to ensure materials are kept in good condition, including: e.g., monitoring temperature in the warehouse and ensuring that products requiring cold chain are suitably stored and transported, received, stored, and prepared and transported appropriately according to MSF supply and cold chain protocols.
• Ensuring the cleanliness of premises (stock pharmacy) and, in close collaboration with the logistics department, maintaining refrigerating equipment.
• Controlling warehouse limited access to authorized personnel and ensuring doors and other exits are secured. Immediately informing the line manager of any problems arising in the course of the work, particularly with regard to damage, loss, attempted break-ins, or theft in the warehouse.
• Ensuring that items to be quarantined (on-going quality alerts) or to be placed in quarantine zone (batch recalls, expired or damaged items) are removed from the stock and safely locked.
• Following up stock levels with regards to alarm thresholds, stock out, expiry dates, and drugs to expire in the following 6 months.
• Preparing reports and passing them to the supervisor.
• At the project level, reports to the Project Medical Referent (PMR).
• Communication lines include the PMR and the Mission Pharmacy Manager at the mission level.
• Sees to it that the project pharmacy is physically organized according to the MSF standards of pharmacy set-up and management (including temperature monitoring, documentation/ recording/ filing of bound paper documents in the pharmacy filing folders).
• Acts as the property custodian of all items included in the pharmacy stock.
• Regular monthly physical inventory to be carried out, especially when movement/s of items is noted.
• Regular updating of the Isystock program is to be done as per the briefing.
• Responsible for making available all forms that are needed in the Pharmacy Stock Management activities.
• Monthly submission of required reports to the central pharmacy in Tehran.
• In cooperation with the NTS/NAM, follow up on regular orders and the rate of medication consumption, and inform the NTS in case of noticing a significant difference in the usage rate of medications.
• Promptly inform the medical team about any shortages, near-expiration items, or overstock situations.
• Regular communication with the PHCC nurse dispenser (cc/inform PMR in all communication, especially for periodic consumption list and stock requests.
• Regular visits to the mobile clinic ensure that the protocols and procedures of the pharmacy are in place.
• Facilitate the disposal of the expired and damaged items following the pharmacy manager.
• Participation in internal MSF meetings when needed.
• Participation in proposed staff trainings.

The tasks above are not exhaustive regarding the specificity of MSF and possible evolution that could occur over time through adaptation of the mission. Consequently, other tasks can be assigned to allow the mission to function optimally.

Specific Requirements for the Role:

Education:

• Essential: high school diploma.
• Desirable, medical-related studies, e.g., pharmacy technician, pharmaceutical studies, etc.

Experience:

• Essential previous experience of at least 2 years in similar or relevant positions.
• Desirable previous experience in MSF or other NGOs.
• Desirable previous experience in a pharmacy, or experience medical medical-related store keeping, OR background education in the medical field.

Languages:

• English proficiency: B2

Knowledge:

• Essential computer literacy (Word, Excel, and Internet).

Competencies:

• Results and Quality Orientation: L1.
• Teamwork and Cooperation: L1.
• Behavioral Flexibility: L1.
• Commitment to MSF Principles: L1.
• Service Orientation: L1.
• Stress Management: L2.

Personal Attributes Required:

• Commitment.
• Flexibility.
• Stress management.
• Results.
• Teamwork.

What We Offer:

• Legal contract with social security coverage.
• Pay in accordance with the MSF salary grid.
• Health care coverage for the employee and his/her dependents.
• The chance to gain professional development in an international organisation and to develop (career path, training, etc.) within the organisation.
• The opportunity to contribute to our objective of saving lives, alleviating suffering, and working with those most in need.

If you are interested and meet the criteria, you may send your CV not later than 31/05/2025.