مسئول دفتر | Office Assistant

شرح شغل:

• پیگیری امور مرتبط با دفتر مدیرعامل و همکاران بخش‌های دیگر.
• هماهنگی، برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و پیگیری جلسه‌ها و ماموریت‌ها و بازدیدها.
• راهنمایی و پاسخگویی به مراجعان حضوری یا تلفنی.
• بایگانی مدارک، اسناد و پیام‌های الکترونیکی و فیزیکی (اسناد عادی، خصوصی یا محرمانه).
• طراحی و آماده‌سازی گزارش‌های مدیریتی مورد نیاز.
• انجام هماهنگی‌های میان مدیرعامل، مدیران اجرایی، کارمندان و مشتریان.
• انتقال پیام‌ها و اطلاعات با دقت بالا به مدیرعامل و پاسخگویی و گزارش‌دهی جریان اطلاعات.
• تهیه ورد، اکسل، دستور کار، گزارش، پروژه‌های ویژه و سایر اسناد در راستای اهداف سازمان.
• کنترل تماس‌های تلفنی دریافتی، دریافت و ارسال پیام‌های دقیق، پاسخ به درخواست‌ها.
• انجام امور مشاوره و هماهنگی، پاسخگویی به همکاران و مشتریان.
• انجام امور اداری و هماهنگی لازم جهت تبلیغات و اطلاع‌رسانی.

شرایط احراز:

• رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات حساس.
• دارای خلاقیت و استعداد در حل مسائل.
• مسئولیت‌پذیر و منظم.
• بسیار دقیق در انجام امور محوله.
• دقت بالا و توجه به جزئیات.
• روحیه کار تیمی.
• پیگیر، سخت‌کوش و پویا.
• روابط عمومی و مهارت‌های ارتباطی قوی.

توانمندی‌های اختصاصی:

• مسلط به زبان انگلیسی (مکالمه و مکاتبه).
• مسلط به آیین نگارش و مکاتبات اداری.
• آشنایی با ابزارهای برگزاری جلسه‌های آنلاین مانند Skype و Zoom.
• آشنایی کامل با شبکه‌های اجتماعی.

Follow up on affairs related to the CEO and other departments
Coordination, planning, scheduling, and following meetings, and missions and visits
Guidance and accountability to in -person or telephone clients
Archives of Electronic and Physical Documents, Documents and Messages (ordinary, private or confidential documents)
Design and Preparing Management Reports Required
Mastery of office affairs, meetings of meetings, meetings and preparation of required documentation
Coordinates between CEOs and CEOs, Employees, Customers
Transfer of high -precision messages and information to the CEO and responding and reporting information flow
Preparation of Word, Excel, Agenda, Report, Special Projects and Other Documents in line with the goals of the organization
Control of receiving phone calls, receiving and sending detailed messages, responding to requests
Mastery
Doing consulting and coordination, responding to colleagues and customers
Performing the necessary administrative and coordination for advertising and information
Required Skills:
Confidentiality and preserving the confidentiality of sensitive information
Problem -solving
Responsible, orderly, and very accurate in doing so.
High accuracy and attention to details
Having a team of teamwork, persistent, hard -working and dynamic
Public Relations and Skills
Dedicated capabilities:
Fluent in English (conversation and correspondence)
Fluent
Introduction to online meeting tools like Skype and Zoom
Complete familiarity with social networks