مسئول دفتر | Office Assistant

شرح شغل:

• تنظیم برنامه روزانۀ مسئول مربوطه.
• تنظیم جلسه‌ها و نامه‌نگاری.
• تنظیم انواع گزارش‌ها از فعالیت‌های مختلف و پاسخ به مراجعین تلفنی و حضوری.
• درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های واحد یا شرکت در رابطه با آن‌ها.
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد.
• اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها.
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسه‌های داخلی.
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده.
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق.
• اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق.
• دریافت نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان.
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری.
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط.
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه.
• پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و غیره).
• ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده.
• شناسایی تأمین‌کنندگان حمل و نقل، چاپ و غیره.
• درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر.
• جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش مورد نیاز مدیر مافوق.
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
• درخواست خرید کالای مورد نیاز و ارسال آن به مدیر مافوق.
• همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی. (طرح‌ریزی بودجۀ واحد).
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.
• ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد.
• درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف کردن مطابقت نداشتن‌های بالفعل و بالقوه.

شرایط احراز:

• روحیه پیگیری، روابط عمومی بالا، اعتماد به نفس بالا، مسئولیت‌پذیری، مدیریت استرس، خلاقیت و مدیریت زمان.
• مسلط به انجام کارهای همزمان.
• مسلط به مایکروسافت آفیس.
• آشنایی با زبان انگلیسی.
• توانایی انجام مکاتبات اداری.
• آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی (به صورت ده انگشتی) و توانایی گزارش‌دهی.
• روابط عمومی عالی و بالا.
• خوش رو بودن و رفتار محترمانه و مؤدبانه با ارباب رجوع.
• توانایی پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتیجه ی مد نظر مجموعه.
• حافظه خوب و حضور ذهن قوی در یادآوری مسائل مهم.
• صبر و تحمل بالا در مواجهه با رفتارهای تند و به دور از ادب افراد.
• رازداری در فعالیت‌های اداری و محرمانه نگهداشتن اسناد.
• رعایت انضباط کاری و وقت شناس بودن.
• تعهد داشتن به انجام فعالیت‌های محوله.

Description
Setting the daily schedule of the relevant official.
Setting meetings and writing letters.
Setting various types of reports from various activities and responding to telephone and in-person clients.
Understanding company policy and aligning activities. units or companies in relation to them.
Efforts to achieve organizational goals and report to senior management. Reporting to the superior manager.
Reminding the relevant manager of the time of meetings and appointments.
Planning and coordination to hold internal meetings. br>Coordinating the meeting room and ensuring that its equipment is ready before the scheduled meetings.
Receiving and sending emails related to work activities. >Obtaining the approval of the content of the letter from the superior manager.
Receiving internal letters and incoming letters from outside the organization.
Numbering incoming and outgoing letters.
Keeping letters in the administrative secretariat.
Receiving , reviewing, distributing and sending letters, unit overviews to related recipients.
Continuous inventory control of office consumables.
Following tasks assigned by the manager until the results are achieved. Attendance.
Planning and coordination to carry out trips and missions of superior manager (such as airline agency, place of residence, etc.). Sending parcels to specified people. Identifying suppliers of transportation, printing, etc. Requesting duplication of documents and coordination with the duplication center to perform duplication services. Superiors.
Protection and maintenance of all documents and preservation of confidential information.
Request to purchase the required goods and send it to the superior manager. . (unit budget planning).
Communicating the orders issued by the superior manager to the relevant persons.
Providing suggestions to improve the unit's activities.
Requesting corrective and preventive measures to eliminate actual and potential inconsistencies.
>
Prerequisites
Follow-up spirit, high public relations, high self-confidence, responsibility, stress management, creativity and time management.
Proficient in simultaneous tasks.
Proficient in Microsoft Office.
br>Familiarity with English language.
Ability to carry out administrative correspondence.
Familiarity with Persian and English typing (with ten fingers) and ability to report.
Excellent public relations. and respectful and polite behavior with clients.
Ability to continuously follow up the activities until achieving the desired result of the collection.
Good memory and the presence of a strong mind in remembering important issues.
High patience and tolerance in the face With harsh behavior and far from polite people.
Secrecy in administrative activities and keeping documents confidential.
Observing work discipline and punctuality.