مسئول دفتر مدیریت - خانم

عنوان شغل: مسئول دفتر مدیریت
محل کار: تهران، فرشته
نوع استخدام: تمام‌وقت
شرکت: بازرگانی و سرمایه‌گذاری 

معرفی شغل:
این شرکت به دنبال یک مسوول دفتر مدیریت اجرایی باانگیزه، حرفه‌ای و توانمند است که قادر باشد با مدیریت مؤثر بر امور دفتر مدیریت، اداری و پشتیبانی از تیم رهبری، نقشی کلیدی در ارتقاء کارایی سازمان ایفا کند. این جایگاه نیازمند فردی کارآمد و دارای مهارت‌های بالا در مدیریت امور دفتری، برقراری ارتباطات در سطح بالا،  دقت در جزئیات، حفظ روندهای سازمانی بی‌نقص و متعهد به رعایت اصول حرفه‌ای است که با تسلط کامل بر مدیریت داخلی شرکت، پیگیری مصوبات و نظارت بر اجرای تصمیمات، فضای کاری‌ای سازمان‌یافته و حرفه‌ای ایجاد نماید. مدیر دفتر اجرایی همچنین مسئولیت مدیریت اطلاعات محرمانه و حفظ استانداردهای تشریفاتی و اداری را بر عهده خواهد داشت.

شرایط احراز:
- سن: حداکثر 35 سال  
- سابقه کار: حداقل 2 سال سابقه‌ی مرتبط در مدیریت دفاتر اجرایی در سطح ارشد و سازمان‌های بزرگ  
- تحصیلات: حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی (ترجیحاً در رشته‌های مدیریت، امور اداری، یا سایر رشته‌های مرتبط)  
- مهارت‌های فنی: تسلط کامل بر تایپ حرفه‌ای با سرعت و دقت بالا، آشنایی با مجموعه نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس و سیستم‌های بایگانی الکترونیکی، آشنایی با نرم‌افزارهای مدیریت دفتری
- مسلط به زبان انگلیسی
- آشنایی با اصول مکاتبات اداری: مسلط به آیین نگارش نامه‌های رسمی، تهیه پیش‌نویس، و تایپ نامه‌های مدیریتی  
- تشریفات اداری: تسلط به اصول و استانداردهای تشریفات اداری و نحوه برگزاری جلسات و رویدادهای رسمی  
- مهارت‌های اداری و بایگانی: تسلط به اصول دبیرخانه و بایگانی اسناد و مدارک به‌صورت الکترونیکی و کاغذی  
- دقت و پیگیری: توجه دقیق به جزئیات برای تضمین دقت در وظایفی مانند تنظیم قرار ملاقات‌ها، پیگیری دقیق مصوبات و ارائه گزارش‌های منظم به مدیریت در راستای تحقق اهداف تعیین شده  

شرح مسئولیت‌ها:
- مدیریت داخلی شرکت: نظارت و هماهنگی بر کلیه امور اداری و عملیاتی دفتر مدیریت به‌منظور ایجاد محیطی کارآمد و حرفه‌ای
- برنامه‌ریزی جلسات و قرار ملاقات‌ها: مهارت‌های عالی در سازماندهی، مدیریت زمان و انجام هم‌زمان چند کار، تنظیم جلسات و قرار ملاقات‌ها با توجه به اولویت‌های مدیران ارشد و پیگیری اجرای تصمیمات و مصوبات جلسات
- گزارش‌دهی و ارائه پیشرفت کار: ارائه گزارش‌های دوره‌ای به مدیریت ارشد در خصوص وضعیت مصوبات و وظایف محوله
- ایجاد ارتباطات داخلی و خارجی مؤثر: تعامل با واحدهای مختلف و ایجاد هماهنگی بین بخش‌ها به منظور تسهیل امور و بهبود کارایی سازمان
- انجام وظایف بایگانی و حفظ سوابق: مدیریت کامل سوابق و بایگانی اسناد سازمانی و نظارت بر دسترسی ایمن به اطلاعات  
- پشتیبانی اجرایی: ارائه پشتیبانی اداری به مدیریت اجرایی شامل تنظیم برنامه‌ها، هماهنگی جلسات، و آماده‌سازی گزارش‌ها و ارائه‌ها  
- رعایت قوانین و سیاست‌ها: همکاری با واحد منابع انسانی برای به‌روز نگه داشتن سیاست‌های دفتر و تضمین مطابقت با استانداردهای سازمانی.  
- مدیریت اولویت ها: همراهی بی‌نقص با مدیریت اجرایی در پروژه‌ها با توانایی مدیریت اولویت‌ها و انجام دقیق و سریع کارها  
- حل مسئله: توانایی شناسایی و حل مشکلات دفتر مدیریت به‌صورت مستقل و با رویکردی استراتژیک برای بهبود عملکرد دفتری.
- بهبود فرآیندها: ارزیابی مستمر سیستم‌های دفتری و ارائه پیشنهادات و پیاده‌سازی راه‌حل‌ها برای بهبود کارایی و بهره‌وری.
- حرفه‌ای‌گری: مهارت‌های ارتباطی و بین‌فردی برجسته، با منش حرفه‌ای مناسب برای مدیریت اطلاعات حساس و تعامل با افراد مختلف.

چرا به ما بپیوندید؟
در این مجموعه شما عضوی از تیمی پیشرو و متعهد به تعالی و نوآوری خواهید بود. این جایگاه فرصت‌های مناسبی برای رشد حرفه‌ای و نقش‌آفرینی در بهبود زیرساخت‌های دفتر مدیریت اجرایی فراهم می‌آورد. ما به ارزش‌هایی چون صداقت، بهره‌وری، و ارائه راه‌حل‌های پیشرو اهمیت می‌دهیم و به دنبال فردی هستیم که با این ارزش‌ها هم‌راستا باشد و از اهداف رهبری و چشم‌انداز سازمان پشتیبانی کند.