مسئول دفتر - خانم

شرح شغل:
1- جوابگویی به تلفن
2- دریافت و ارسال پیام های تلفنی، ایمیل، فکس ،پست و شبکه های اجتماعی 
3- دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات
4- پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
5- تهیه پیش نویس و تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز
6- اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیر در زمان مناسب و کیفیت مطلوب
7- هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد یا سازمانهای مشخص‌شده
8- نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
9- همکار ی و کمک به سایر کارکنان در رابطه با دسترسی به اهداف مشترک سازمان و پرسنلی شرکت 
10- کمک به توسعه و انتقال مهارتها و آموزش های احراز شده به سایر پرسنل مرتبط
11- هماهنگی و رساندن تمامی اوامر صادره از مدیریت عامل به تمامی مدیران و پرسنل
12- On-call  بودن در موارد لزوم
13- مراجعات حضوری به سازمانهای مختلف بنا به اقتضا
14- بایگانی اسناد و تنظیم مستندات بطور هفتگی
15- اعلام سررسید مجوزها و گواهی نامه های شرکت 
16- اطلاع از دستورالعمل‌ها و مقررات اداری شرکت مرتبط با فعالیت‌ها
17- اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
18- کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر
19- برنامه ریزی و مدیریت زمان و اولویت بندی وظایف در دست اجرا
20- حضور به موقع و منظم و حفظ نظم و انضباط عمومی در محیط کار