کارشناس پشتیبانی اداری (امور ویزا) | Administrative Support Specialist (Visa Processing)

متخصص پشتیبانی اداری

آیا شما یک حرفه ای اداری جزئیات گرا با اشتیاق به تعالی هستید؟ ما به دنبال یک فرد اختصاصی برای پیوستن به تیم ما به عنوان یک متخصص پشتیبانی اداری هستیم. این نقش فرصتی را برای کمک به موفقیت خدمات ارتباط با مشتری ما ارائه می دهد.

مسئولیت ها:
مدیریت و سازماندهی فایل ها و اسناد مشتری.
ردیابی دریافت و تحویل اسناد.
سوابق و پایگاه داده های دقیق را تهیه و نگهداری کنید.
کمک به آماده سازی درخواست ویزا، از جمله تهیه پیش نویس نامه های پوششی و اطمینان از کامل بودن تمام مدارک لازم.
هماهنگی با آژانس ها و سفارت های خارجی در صورت لزوم.
پاسخ به درخواست ها و درخواست های مشتریان به‌موقع و حرفه‌ای.
قرارها را برنامه‌ریزی کنید و جلسات را هماهنگ کنید.
حمایت اداری عمومی را برای مشتریان در طول فرآیند درخواست ویزا ارائه دهید.
در وظایف مدیریت دفتر، مانند تشکیل پرونده، فتوکپی، و ورود داده‌ها کمک کنید.


نیازها:

ضروری:
نگرش مثبت و مفید.
تسلط به زبان انگلیسی (متوسط یا پیشرفته).
توانایی اثبات شده برای مدیریت وظایف اداری کارآمد و دقیق.
توانایی همکاری موثر با همکاران در یک محیط تیم محور.
دانش کاری عالی مجموعه آفیس مایکروسافت (ورد، اکسل، پاورپوینت).
مهارت های ارتباطی و بین فردی عالی، با اشتیاق برای خدمات مشتری (داخلی و بیرونی).
مهارت های سازمانی برتر، خودانگیختگی، و توانایی کار مستقل با حداقل نظارت.
مهارت های ارتباطی کلامی و نوشتاری قوی، با توانایی تعامل موثر با مشتریان و همکاران .

ترجیحا:
تجربه کار در یک محیط تیمی متقابل و مشارکتی.
تجربه در پردازش ویزا یا مدیریت سرمایه گذاری امتیاز مثبت است.
آشنایی با مقررات و رویه های مربوط به ویزا.< br>تسلط به زبان های دیگر.
تجربه در فروش و بازاریابی.
بازه سنی: 24 تا 45 سال.

***

در mvcg، ما به:< br>حرفه ای بودن: رعایت بالاترین استانداردها در همه تعاملات، از ارتباطات گرفته تا ارائه تیم و دفاتر ما.
تمرکز مشتری: احترام به نیازهای منحصر به فرد هر مشتری و توسعه راه حل های سفارشی که به اهداف و چالش های خاص آنها می پردازد.

Are you a detail-oriented administrative professional with a passion for excellence? We're seeking a dedicated individual to join our team as an Administrative Support Specialist. This role offers the opportunity to contribute significantly to the success of our Customer Relations services.

Responsibilities:

• Manage and organise client files and documentation.
• Track the receipt and delivery of documents.
• Prepare and maintain accurate records and databases.
• Assist with visa application preparation, including drafting cover letters and ensuring all necessary documents are complete.
• Coordinate with external agencies and embassies as needed.
• Respond to client inquiries and requests in a timely and professional manner.
• Schedule appointments and coordinate meetings.
• Provide general administrative support to clients throughout the visa application process.
• Assist with office management tasks, such as filing, photocopying, and data entry.

Requirements:

Essential:

• Positive and helpful attitude.
• Fluency in English (upper-intermediate or advanced).
• Proven ability to manage administrative tasks efficiently and accurately.
• Ability to collaborate effectively with colleagues in a team-oriented environment.
• Excellent working knowledge of Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint).
• Excellent communication and interpersonal skills, with a passion for client service (internal and external).
• Superior organizational skills, self-motivation, and the ability to work independently with minimal supervision.
• Strong verbal and written communication skills, with the ability to interact effectively with clients and colleagues.

Preferred:

• Experience working in a cross-functional and collaborative team environment.
• Experience in visa processing or investment administration is a plus.
• Knowledge of relevant visa regulations and procedures.
• Proficiency in additional languages.
• Sales and marketing experience.
• Age range: 24 to 45 years old.

At MVCG, We Believe In:

• Professionalism: Upholding the highest standards in all interactions, from communication to the presentation of our team and offices.
• Client Focus: respect each client's unique needs and develop customized solutions that address their objectives and challenges.