اسیستنت مدیرعامل مسئول ارائه پشتیبانی اجرایی، اداری و سازماندهی به مدیرعامل است. این نقش نیازمند توانایی در مدیریت امور روزمره، تنظیم و پیگیری جلسات، ارتباط با دیگر اعضای تیم و هماهنگی وظایف کلیدی مدیرعامل است. فرد در این نقش باید قادر باشد بهطور مستقل کار کند و اولویتبندی وظایف را بهخوبی انجام دهد.
وظایف :
- تنظیم و مدیریت برنامههای روزانه، هفتگی و ماهانه.
- هماهنگی جلسات داخلی و خارجی، کنفرانسها و رویدادها.
- اطمینان از اینکه مدیرعامل بهموقع و آماده در جلسات حضور دارد.
- پیگیری موارد محول شده به مدیرعامل و اطمینان از انجام آنها در زمان مقرر.
- هماهنگی با سایر مدیران و تیمها برای پیگیری وظایف کلیدی.
- تهیه و مدیریت مدارک، گزارشها و مستندات مربوط به تصمیمات کلیدی.
- رسیدگی به ایمیلها، نامهها و سایر مکاتبات دریافتی و پاسخدهی بهموقع.
- فیلتر کردن اطلاعات ورودی و اطمینان از ارائه اطلاعات ضروری به مدیرعامل.
- تهیه و ویرایش گزارشهای مدیریتی، ارائهها و مستندات.
- آمادهسازی پیشنویسها برای تصمیمگیریها و برنامهریزیهای اجرایی.
- برقراری ارتباط با سایر اعضای تیم، مشتریان و شرکای تجاری.
- نمایندگی مدیرعامل در جلسات و مذاکرات در صورت نیاز.
- اطمینان از روان بودن ارتباطات بین مدیرعامل و سایر افراد یا تیمها.
- برنامهریزی و هماهنگی سفرهای کاری داخلی و خارجی.
- مدیریت کلیه امور مرتبط با رزرو هتل، بلیت و جزئیات سفر.
- حفظ محرمانگی اطلاعات سازمانی و شخصی مدیرعامل.
- مدیریت دقیق و حرفهای دادههای حساس و محرمانه
الزامات:
- مدرک تحصیلی: حداقل کارشناسی در رشتههای مدیریت، بازرگانی، ادبیات یا سایر رشتههای مرتبط.
- تجربه کاری: حداقل 3 تا 5 سال تجربه در نقش مشابه.
- مهارتهای فنی:
- تسلط به نرمافزارهای آفیس (Word, Excel, PowerPoint).
- آشنایی با نرمافزارهای مدیریت پروژه و برنامهریزی.
- توانایی تهیه گزارشها و مستندات حرفهای.
- زبان: تسلط به زبان انگلیسی (در صورت نیاز به ارتباطات بینالمللی)
شایستگی ها :
مهارتهای بینفردی عالی برای برقراری ارتباط مؤثر.
توانایی کار تحت فشار و مدیریت وظایف متعدد.
دقت و توجه به جزئیات.
توانایی اولویتبندی و مدیریت زمان.
توانایی حل مسئله: توانایی ارائه راهحلهای مؤثر برای چالشها و مشکلات روزانه.
انعطافپذیری: توانایی سازگاری با تغییرات در محیط کاری و شرایط مختلف.
تعهد: مسئولیتپذیری بالا در قبال وظایف محوله و حفظ استانداردهای کاری بالا.