مسئول دفتر مدیر عامل

هدف شغل: مسئول دفتر مدیرعامل به عنوان رابط بین مدیرعامل و سایر بخش‌ها و افراد داخل و خارج از سازمان عمل می‌کند. این نقش شامل ارائه پشتیبانی اداری و اجرایی، برنامه‌ریزی و هماهنگی فعالیت‌ها، و مدیریت اطلاعات برای اطمینان از عملکرد روان اداره دفتر مدیرعامل است.

مسئولیت‌ها و وظایف:

1. مدیریت برنامه‌ها و قرار ملاقات‌ها:

   - برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات و قرار ملاقات‌های روزانه مدیرعامل.
   - تنظیم و مدیریت تقویم مدیرعامل شامل هماهنگی زمان‌بندی جلسات.

2. مدیریت ارتباطات:

   - پاسخگویی به تلفن‌ها و ایمیل‌ها و هدایت آن‌ها به افراد یا بخش‌های مربوطه.
   - تهیه و ارسال نامه‌ها و اعلان‌ها به ذینفعان داخلی و خارجی.

3. تهیه و تنظیم اسناد:

   - تهیه پیش‌نویس، ویرایش و تنظیم اسناد و گزارش‌های اداری مورد نیاز مدیرعامل.
   - نگهداری و بایگانی مدارک و اسناد مربوط به فعالیت‌های دفتر.

4. پیگیری امور:

   - پیگیری و اطمینان از انجام دستورات و درخواست‌های مدیرعامل.
   - ایجاد و حفظ روابط مؤثر با سایر بخش‌ها و ذینفعان برای تسهیل ارتباطات.

5. هماهنگی جلسات و رویدادها:

   - برنامه‌ریزی و برگزاری جلسات، کنفرانس‌ها و رویدادهای مهم.
   - آماده‌سازی مواد مورد نیاز برای جلسات، از جمله دستور کارها و گزارش‌ها.

6. مدیریت اطلاعات و داده‌ها:

   - جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل اطلاعات و ارائه آن‌ها به مدیرعامل برای تصمیم‌گیری.
   - مدیریت داده‌های مالی و اداری مرتبط با دفتر مدیرعامل.

7. پشتیبانی اداری:

   - انجام امور اداری روزمره، شامل تأمین ملزومات اداری و مدیریت هزینه‌ها.
   - تهیه و تنظیم صورت‌حساب‌ها و مدیریت امور مربوط به پیک و پست.

8. حفظ محرمانگی:

   - حفظ محرمانگی اطلاعات حساس و اداری.
   - اطمینان از انطباق با سیاست‌های سازمانی و استانداردهای اخلاقی.

9. انجام سایر وظایف:

   - انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیرعامل در راستای بهبود عملکرد دفتر.
* دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت و گزارش روزانه

ارسال کلیه امور اداری به منظور سندیت از طریق ایمیل انجام شود.

* تنظیم کارتابل مدیر، تنظیم جلسات و ملاقات ها ، مهارت کار با تجهیزات 

کارتابل پایان روز صفر شود .

جلسات و ملاقات های هفتگی روز پنجشنبه تنظیم شود.
محلی که پرونده ها نگهداری می شود ، امنیت داشته باشد .
در آخر وقت اداری هر چیزی در سر جای خود قرار بگیرد و همه چیز مرتب باشد .
بایگانی به روز باشد .
تقویم کاری ، دفتر یادداشت ، کاغذ یادداشت و ... حتماً داشته باشید .
 تا جایی که ممکن است دور بریزید یا بازیابی کنید .
فوراً تصمیم بگیرید و کاغذ ها را زیر و رو کنید .
چیز های مشابه را با هم و کنار هم قرار دهید .
پرونده های اداری دارای کد و عناوین ساده باشد .
فقط وسایلی که اغلب از آن ها استفاده می کنید نزدیک خود قرار بدهید .
فقط در سررسید و فهرست طرح ها و یا کارهای روزانه یادداشت پیگیری بنویسید .
همه چیز را به سرعت بایگانی و در جای خود قرار دهید .
بایگانی خود را ساده و همان روز صفر کنید .
در پایان روز میز کار خود را تمیز کنید .

*  برنامه ریزی و هماهنگی لازم جهت شرکت مدیرعامل در جلسات، سمینارها ، نمایشگاه ها و همایش های درون و برون سازمانی 

1- جلسات داخلی :
2- جلسات داخل شرکت با مراجعین بیرونی یا مهمانان ویژه:
3- جلسات خارج شرکت:

- از شنبه الی سه شنبه از صبح ساعت 9 الی ظهر ( هر هفته دو ملاقات به منظور ارتباط با سازمان ها و برندها تنظیم گردد)

4- بازدید نمایشگاه ها و شرکت در مراسم ها

-  برنامه ی بازدید از کلیه ی نمایشگاه های تخصصی و مهم تنظیم گردد ( ابتدای هر ماه برای ماه جاری )
- یادآوری و هماهنگی های لازم جهت شرکت در مراسمات دعوت شده ( تشریفات رعایت گردد)
* تهیه و تنظیم برنامه ملاقات کارکنان , مسئولین و سایر مراجعین با مدیرعامل 
* توانایی تحمل فشار کاری زیاد و انجام به موقع کارها
* رازداری  و دقت و توجه به کلیه ی جزئیات ( زیرا مدیر برنامه نزدیک ترین شخص به مدیر است و رازداری از ویژگی های مهم او برای مدیریت به حساب می آید.)
* رعایت اقدامات امنیتی و حفظ اطلاعات در اختیار به لحاظ جلوگیری از افشاء و سوء استفاده

* توانایی کار تیمی 

* جانشین پروری : مدیر برنامه بایستی همواره برای کارهای خویش ، فرد جانشین یا جایگزینی را در نظر بگیرد . آموزش یکی از همکاران یا کارکنان حوزه مدیریت با اطلاع و موافقت مدیر مربوطه ،‌ به دلیل این که در شرایط خاص ، جانشین بتواند با آشنایی و آگاهی کامل وظایف او را انجام دهد و وقفه ای در کارها پیش نیاید .

شرایط احراز:

1. تحصیلات:

   - حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، علوم اداری، یا رشته‌های مرتبط.

2. تجربه:

   - حداقل 3  سال تجربه کاری مرتبط در زمینه امور دفتری، منشی‌گری، یا دستیاری مدیران.
   - تجربه در صنعت مربوطه (در صورت لزوم) یک مزیت محسوب می‌شود.

3. مهارت‌ها:

   - تسلط کامل به نرم‌افزارهای آفیس (ورد، اکسل، پاورپوینت) و نرم‌افزارهای حسابداری.
   - مهارت‌های ارتباطی و نوشتاری قوی (فارسی و انگلیسی).
   - مهارت های سازمانی و مدیریت زمان.
   - دقت بالا و توجه به جزئیات.
   - توانایی کار تحت فشار و مدیریت اولویت‌ها.
   - مهارت‌های حل مسئله و تجزیه و تحلیل.

4. ویژگی‌های شخصیتی:

   - مسئولیت‌پذیر و قابل اعتماد.
   - منظم و دقیق.
   - دارای روابط عمومی قوی.
   - خوش‌برخورد و صبور.
   - توانایی مدیریت استرس و انعطاف‌پذیری در شرایط مختلف.

5. مزایا:

- حقوق و مزایای رقابتی.
- بیمه تأمین اجتماعی.
- فرصت‌های پیشرفت شغلی.
- محیط کار پویا و حرفه‌ای.