مسئول دفتر | Office Assistant

شرح شغل:

• درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های شرکت در رابطه با آن‌ها.
• تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد.
• اطلاع از دستور العمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها.
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
• یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی.
• برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.
• هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده.
• دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق.
• اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق.
• دریافت نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان.
• شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره.
• نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری.
• دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط.
• کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
• پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه.
• پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت).
• ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
• هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده.
• شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل، چاپ و غیره.
• درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر.
• جمع‌آوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش مورد نیاز مدیر مافوق.
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
• درخواست خرید کالای مورد نیاز و ارسال آن به مدیر مافوق.
• همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع مورد نیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی (طرح‌ریزی بودجه‌ی واحد).
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.

Understanding the company's policy and aligning the company's activities in relation to them
Efforts to achieve organizational goals and reporting to senior management
Awareness of administrative instructions and regulations related to activities
Registering calls Receiving and submitting reports to the superior manager
Reminding the time of meetings and appointments to the relevant manager
Planning and coordinating internal meetings
Planning the appointment of the manager and superiors and following up to make it happen
Coordinating the meeting room and ensuring that its equipment is ready before the scheduled meetings
Receiving and sending emails related to work activities
Setting up drafts of letters issued according to the instructions of the superior manager
Getting confirmation of the content of the letter From the superior manager
Receiving internal letters and incoming letters from outside the organization
Numbering incoming and outgoing letters
Keeping letters in the administrative secretariat
Receiving, checking, distributing and sending letters, Perspectives of the unit to related recipients
Continuous inventory control of office consumables
Following tasks assigned by the manager until results are achieved
Responding to the boss and referring in person
Planning and coordinating for trips and superior manager's missions (such as airline agency, place of residence, etc.) , printing, etc.
Requesting duplication of documents and coordination with the duplication center to perform duplication services
Collection of information to prepare the report required by the superior manager
Protection and maintenance of all documents and maintenance of confidential information
Requesting the purchase of the required product and sending it to the superior manager
Cooperation with the unit manager in identifying the resources needed to achieve the goals of the organizational unit. (budget planning of the unit)
Communicating the orders issued by the superior manager to the relevant persons