کارشناس اداری | Admin Specialist

متصدی این سمت مسئول پشتیبانی اثربخش از واحد اداری است؛ به نحوی که از اجرای به موقع و مناسب وظایف اداری اطمینان حاصل نماید.

محدوده فعالیت‌ها:

نظارت بر فعالیت کارمندان آبدارخانه و امور نگهداری ساختمان‌های اداری:

• نظارت بر کارمندان آبدارخانه و امور تعمیر و نگهداری ساختمان‌های اداری به منظور اطمینان از رضایت بالای مشتریان.
• اجرای متدولوژی 5S در قسمت‌های مختلف ساختمان‌های اداری به منظور ساماندهی فضای کاری جهت دستیابی به کارایی و اثربخشی بیشتر.

خدمات دفاتر اداری سازمان:

• مسئول کلیه خدمات کارکنان مانند ملزومات اداری، تجهیزات، امور مرتبط با EHS، توزیع هدایای محصول جدید و غیره به منظور اطمینان از تداوم و بهره‌وری بالای خدمات مشتریان داخلی.
• پشتیبانی از پروژه‌های نوسازی و جابه‌جایی دفاتر بازرگانی و فروش.

رویدادها و جلسه واحد بازرگانی و فروش:

• ارائه خدمات پشتیبانی از گردهمایی‌ها، رویدادها و سمینارهای سالانه واحد بازرگانی و فروش.
• اطمینان از تطابق با استراتژی و استانداردهای شرکت هستند.

پشتیبانی از پروژه‌های واحد اداری:

• حمایت و کمک به پروژه‌های تعیین شده (مانند سالن ورزشی، جابه‌جایی، تخلیه، نگهداری، EHS).

مسئول گزارشات و خدمات EHS:

• جمع‌آوری گزارش‌های EHS و خدمات شهری (آب، برق و گاز) از طریق گردآوری، ادغام قالب‌بندی و خلاصه کردن اطلاعات، نمودارها و گزارش‌ها.

صدور درخواست خرید:

• ثبت درخواست‌ها و رسیدهای سفارش خرید بر حسب نیاز.

شرایط احراز:

تحصیلات:

• مدرک دانشگاهی در رشته مدیریت اجرای یا رشته‌های مشابه.

تجربه کاری و شایستگی‌ها:

• حداقل دو سال سابقه کار در شغل مشابه.

زبان و مهارت کار با کامپیوتر:

• مسلط به زبان انگلیسی (نوشتاری و گفتاری).
• مسلط به مایکروسافت آفیس (Excel ،Word ،PowerPoint).

مهارت‌های کاربردی:

• انعطاف‌پذیری، سازگاری و فعال بودن.
• مهارت‌های ارتباطی عالی و مهارت‌های بین فردی خوب.
• توانایی انجام چند کار و توجه به جزئیات.
• روحیه کار تیمی. 
• توانایی ایجاد پایه اعتماد با طیف وسیعی از همکاران.
• مهارت‌های اداری و توانایی کار تحت فشار، تجزیه‌وتحلیل، مدیریت زمان، نگرش منضبط، سازماندهی بالا، توانایی رویارویی با چالش‌های مختلف، مدیریت استرس و تمرکز بر مشتری.

 The incumbent is responsible for providing efficient support to the administration department to ensure the timely and proper execution of administration tasks.

Areas of Responsibility:

• Supervise office clerks and maintenance of office buildings:
• Supervise office clerks and maintenance at office buildings to ensure high customer satisfaction.
• Implement 5S methodology in the different areas of office buildings to organize the workspace for more efficiency and effectiveness.

Employee and M&S Offices services:

• To be responsible for all employee services such as office supplies, equipment, EHS tasks, distributing launch gifts, etc.
• To ensure continued and high internal customer service efficiency.
• Support M&S office renovation and relocation projects.

M&S Events and Meetings:

• To support the M&S annual gatherings, events, and seminars, and also all meetings in line with company strategy and standards.

Support Admin Projects:

• To support and assist on assigned projects (such as sport salon, relocation, evacuation, maintenance, EHS).

+Responsible for EHS Reports and Utilities:

• To assemble the reports of EHS and utilities by compiling, consolidating formatting, and summarizing information, graphs, and presentations.

Issuing Purchase Requests:

• To raise purchase order requests and receipts accordingly.

Requirements:

Education:

• A university degree in Business Administration, or similar fields.

Work Experience and Competencies:

• At least 2 years of experience in a similar job.

Languages and Computer Skills:

• Written and spoken English fluency.
• Proficient in MS Office (Word, Excel, PowerPoint).

Functional Skills:

• Flexibility, adaptability, and being proactive.
• Excellent communication skills and good interpersonal skills.
• Ability to multitask and be detail-oriented.
• Team player and be able to create trust with a wide range of coworkers.
• Secretarial skills and being able to work under pressure, analyzing abilities time management, disciplined attitude, highly organized, being able to meet different challenges, stress management, admin skills, customer focus.