دستیار مدیر | Assistant Manager

1. ارائه پشتیبانی همه جانبه از همه مدیران.
2. جلسات داخلی و خارجی را برای مدیران برنامه ریزی کنید.
3. اسناد دریافتی و ارسالی، نامه‌ها، ایمیل‌ها و فرآیندهای قضایی (مانند اطلاعیه‌های دیوان عدالت، سازمان‌های بیمه و غیره)، دسته‌بندی بر اساس فرستنده، تاریخ، موضوع و سایر جزئیات مرتبط.
4. تهیه گزارش روزانه از تمام بخش های اداری.
5. هماهنگ کردن فعالیت‌های دفتر، از جمله رویدادها و خدمات تشریفاتی:
- برنامه‌ریزی جلسات، جلسات آموزشی و سایر قرارها.
- ترتیب خریدهای لازم برای جلسات.
- مدیریت مهمان‌های مدیران از ورود تا خروج، از جمله ترتیب حمل‌ونقل در صورت نیاز.
6. به مدیر دفتر کمک کنید تا در زمان غیبت وظایف او را پوشش دهد.
7. برای مخارج روزانه دفتر، پول نقد خرد را مدیریت کنید.
8. کارهای روزانه اضافی را طبق درخواست مدیران انجام دهید.
9. نظارت و تأیید ترتیبات سفر مدیران، از جمله ویزا، خدمات cip، بلیط، و رزرو هتل.
10. رویدادها را مطابق با طرح ها و ایده های مدیران سازماندهی کنید.
11. تهیه گزارش سالانه


تحصیلات: حداقل مدرک لیسانس.
تجربه: ترجیحاً بیش از دو سال در زمینه مرتبط.
مهارتهای فنی:
تسلط پیشرفته در icdl.
تسلط قوی از چشم انداز.
درک پیشرفته از فرآیندهای اداری.
مهارت های زبان: مهارت بالای متوسط در انگلیسی.
شخصی مهارت‌ها:
اخلاق کاری قوی.
مهارت‌های ارتباطی عالی.
توانایی خوب کار کردن تحت فشار.
قابلیت‌های چندوظیفه‌ای مؤثر.
توانایی ثابت شده برای رعایت ضرب‌الاجل‌ها در موقعیت‌های چالش‌برانگیز.

• Provide comprehensive support to all directors.
• Schedule internal and external meetings for directors.
• Document received and sent letters, emails, and juridical processes (e.g., a communique from Divan Edalat, insurance organizations, etc.), categorizing by the sender, date, subject, and other relevant details.
• Prepare daily reports from all office departments.
• Coordinate office activities, including ceremonial events and services:
• Schedule meetings, training sessions, and other appointments.
• Arrange purchases required for meetings.
• Manage directors' guests from arrival to departure, including arranging transport as needed.
• Assist the office administrator, covering her duties during absences.
• Manage petty cash for day-to-day office expenses.
• Perform additional daily tasks as requested by directors.
• Oversee and confirm directors' travel arrangements, including visas, CIP services, tickets, and hotel bookings.
• Organize events in line with the directors' plans and ideas.
• Prepare an annual report.

Requirements:

• At least a Bachelor's degree.
• Preferably over two years of experience in a related field.

Technical Skills:

• Advanced proficiency in ICDL.
• Strong command of Outlook.
• Advanced understanding of administrative processes.
• Language Skills: Upper-intermediate proficiency in English.

Personal Skills:

• Strong work ethic.
• Excellent communication skills.
• Ability to work well under pressure.
• Effective multitasking capabilities.
• Proven ability to meet deadlines in challenging situations.