منشی و مسئول دفتر - خانم

 

پیگیری امور مرتبط با دفتر مدیرعامل و همکاران فروش، بازرگانی، مالی و اداری
هماهنگی، برنامه ریزی، زمان بندی و پیگیری جلسه ها و سفرها و بازدیدها
راهنمایی و پاسخگویی به مراجعان حضوری یا تلفنی
بایگانی مدارک، اسناد و پیام های الکترونیکی و فیزیکی (اسناد عادی، خصوصی یا محرمانه)
طراحی و آماده سازی گزارش های مدیریتی موردنیاز
تسلط به امور دفتری، تنظیم صورت جلسات، دستور جلسات و تهیه مستندات مورد نیاز
انجام هماهنگی میان مدیرعامل و مدیران اجرایی، کارمندان، مشتریان
انتقال پیام ها و اطلاعات با دقت بالا به مدیر عامل و پاسخگویی و گزارش دهی جریان اطلاعات
نظارت بر عملکرد سایر کارکنان دفتری.
هماهنگی مقدمات سفر برای مدیر عامل
تهیه ورد، اکسل، دستورکار، گزارش، پروژه های ویژه و سایر اسناد در راستای اهداف سازمان
کنترل تماس های تلفنی دریافتی؛ دریافت و ارسال پیام های دقیق؛ پاسخ به درخواست ها

مهارت های مورد نیاز :

 

رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات حساس
دارای خلاقیت و استعداد در حل مسائل
مسئولیت پذیر و منظم و بسیار دقیق در انجام امور محوله
دقت بالا و توجه به جزئیات
داشتن روحیه کار تیمی، پیگیر، سخت کوش و پویا
دارای روابط عمومی و مهارت های ارتباطی قوی

توانمندی های تخصصی :

 

تسلط به زبان انگلیسی (مکالمه و مکاتبه) مزیت مهم محسوب می گردد
مسلط به آیین نگارش و مکاتبات اداری
تسلط کافی به نرم افزارهای Excel, Word, Outlook
آشنایی با نرم افزارهای خانواده Google مانند: Google Drive، Google Calendar, Google Sheet
آشنایی با ابزارهای برگزاری جلسه آنلاین مانند Skype یا Zoom