مسئول دفتر و دستیار مدیرعامل

شرح وظایف:
مدیریت دفتر و دستیار مدیرعامل:
ساماندهی و نظارت بر امور روزانه دفتر مدیرعامل.
مدیریت مکاتبات، ایمیل ها و تماس های ورودی و خروجی.
تهیه و تنظیم گزارش ها، مستندات و فایل های مرتبط با فعالیت های مدیرعامل. ( پیگیری آماده سازی از سایر بخش های مجموعه )
هماهنگی جلسات و برنامه ها:
تنظیم و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی.
پیگیری امور مرتبط با جلسات شامل تهیه دستور جلسه، زمان بندی و ارسال دعوت نامه ها.
اطمینان از آمادگی تمام ملزومات برای برگزاری جلسات (فایل ها، تجهیزات و اطلاعات مورد نیاز).
پیگیری امور اجرایی:
پیگیری امور شخصی و اداری مدیرعامل.
هماهنگی و نظارت بر وظایف محوله به سایر تیم ها و ارائه گزارش از وضعیت پیشرفت کارها.
برنامه ریزی و پیگیری فعالیت های جاری شرکت و ارائه گزارش های دوره ای.
پاسخگویی به تماس ها و ارائه اطلاعات لازم به مراجعین.
ایجاد نظم و هماهنگی در دفتر مدیرعامل برای بهبود بهره وری.
مدیریت و سازماندهی آرشیوها و اسناد شرکت.
شرایط احراز:
تحصیلات: حداقل کاردانی یا کارشناسی در رشته های مدیریت، روابط عمومی یا رشته های مرتبط.
تجربه کاری: حداقل 1 سال تجربه در زمینه منشی گری، مدیریت دفتر یا امور اجرایی.
مهارت های ضروری:
توانایی بالا در برنامه ریزی و مدیریت زمان.
تسلط به نرم افزارهای Office (Word، Excel و Outlook).
توانایی برقراری ارتباط موثر و حرفه ای.
مهارت در اولویت بندی و پیگیری وظایف.
دقت و توجه به جزئیات در انجام امور اداری و اجرایی.
ویژگی های شخصیتی:
مسئولیت پذیری، روابط عمومی قوی، انعطاف پذیری، و قابلیت کار تحت فشار.
مزایا:
محیط کاری حرفه ای و پویا.
حقوق و مزایای رقابتی.
امکان رشد و یادگیری در حوزه مدیریت و امور اجرایی.