مسئول دفتر | Office Assistant

شرح شغل:

• مدیریت عملیات روزمره دفتر و اطمینان از انجام صحیح و به موقع وظایف اداری.
• رسیدگی به مکاتبات و ارتباطات درون و بیرون از دفتر به شکلی حرفه‌ای.
• حفظ و به روزرسانی سوابق و اطلاعات دفتری.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات و رویدادها.
• اداره تجهیزات و منابع دفتری برای اطمینان از کارایی.
• کمک به مدیران ارشد در تهیه گزارش‌ها و اطلاعات مختلف.
• مدیریت تماس‌های تلفنی و مراسلات ایمیلی.
• کمک به مدیر منابع انسانی در انجام عملیات روزمره منابع انسانی و وظایف اداری.
• پشتیبانی از فرآیند پذیرش کارکنان جدید شامل تهیه مواد آموزشی و کمک در جلسات آموزشی.
• نگهداری و به‌روزرسانی پایگاه‌های داده منابع انسانی با اطمینان از دقت و محرمانه بودن اطلاعات.

شرایط احراز:

• پنج سال سابقه کاری ثابت شده به عنوان مسئول دفتر.
• مهارت در مذاکره و برقراری ارتباط موثر.
• مسلط به مدیریت زمان و حل مسئله.
• مهارت‌های رهبری و تفکر انتقادی برجسته.
• توانایی درک مطلب و استدلال کلامی قوی.
• مسلط به مایکروسافت آفیس و سیستم‌های اتوماسیون دفتری.
• مسلط به نامه نگاری اداری و روش های بایگانی اسناد و سوابق.
•  توجه به جزئیات.

• Manage daily office operations and ensure that administrative tasks are completed correctly and on time.
• Handle correspondence and communications within and outside the office in a professional manner.
• Maintain and update office records and information.
• Plan and coordinate meetings and events.
• Manage office equipment and resources to ensure efficiency.
• Assist senior managers in preparing various reports and information.
• Manage telephone calls and email correspondence.
• Assist the Human Resources Manager in carrying out daily human resources operations and administrative tasks.
• Support the onboarding process for new employees including preparing training materials and assisting in training sessions.
• Maintain and update human resources databases ensuring accuracy and confidentiality of information.

Requirements:

• Five years of proven work experience as an office manager.
• Effective negotiation and communication skills.
• Proficient in time management and problem-solving.
• Outstanding leadership and critical thinking skills.
• Strong verbal comprehension and reasoning abilities.
• Proficient in Microsoft Office and office automation systems.
• Proficient in office correspondence and filing procedures.
• Attention to detail.