دستیار اجرایی و امور اداری | Executive and Administrative Assistant

ما در انجمن بازرگانی ایران و کانادا به دنبال جذب یک نیروی متعهد، دقیق و با انگیزه برای همکاری در بخش اجرایی و امور اداری هستیم. این موقعیت شغلی برای افرادی است که به دنبال چالش‌های جدید و توسعه مهارت‌های خود در یک محیط حرفه‌ای و پویا هستند. اگر شما فردی منظم، مسئولیت‌پذیر، دارای روحیه کار تیمی و به دنبال یک فرصت شغلی با استانداردهای بالا هستید که در آن امکان پیشرفت شغلی و توسعه حرفه‌ای به طور مستمر فراهم باشد، این موقعیت مناسب شماست.

این فرصت شغلی با رویه‌های سازمانی استاندارد و مشخص همراه است و برای افرادی طراحی شده که به دنبال یک همکاری طولانی‌مدت و دائمی در محیطی پایدار هستند. اگر هدف شما رسیدن به بالاترین سطح حرفه‌ای و ایجاد جایگاهی پایدار و قابل رشد است و اگر در جستجوی شغلی هستید که علاوه بر امنیت شغلی، امکان پیشرفت و ارتقاء مداوم را نیز برای شما فراهم کند، ما مشتاقانه منتظر همکاری با شما هستیم.

شرح وظایف:

1. کار با نرم‌افزار CRM فارسی:
- ثبت کلیه اطلاعات اعضا و متقاضیان در سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) به زبان فارسی.
- ثبت تمامی جلسات، مکاتبات و مذاکرات صورت‌گرفته و همچنین پیگیری تاریخ‌های مرتبط با جلسات و تماس‌ها.
- ثبت اطلاعات تمامی کلاس‌های دپارتمان آموزشی، وضعیت پرداختی‌ها و پیگیری وصول مطالبات.
- ارسال یادآوری‌های پیگیری به اعضا و متقاضیان از طریق واتس‌اپ و ایمیل.

2. ارتباط با متقاضیان انجمن:
- ارتباط موثر با اعضا و متقاضیان و دعوت آنان به دفتر تهران برای انعقاد قراردادها و اخذ گواهی‌های امضا مطابق با رویه‌های انجمن.
- پاسخگویی به سوالات متقاضیان در زمینه خدمات انجمن و راهنمایی آنها در انجام امور.
- پیگیری امور مربوط به هر متقاضی از مرحله ثبت‌نام تا انجام کامل درخواست‌ها.

3. تهیه و تنظیم نامه‌های اداری:
- نوشتن و ارسال نامه‌های رسمی و تخصصی (Letter of Support) به زبان انگلیسی و فارسی در قالب‌های استاندارد و با سربرگ انجمن.
- بایگانی تمامی نامه‌های ارسال‌شده و دریافتی.

4. مدیریت جلسات:
- تنظیم جلسات مدیرعامل در تلگرام و ابزارهای آنلاین مانند گوگل میت و اطلاع‌رسانی به اعضا.
- پیگیری نتیجه جلسات و ارائه گزارش‌ها به مدیرعامل.
- ثبت گزارش روزانه و ارتباط دائمی با مدیرعامل جهت ارائه گزارش‌ها.

5. پیگیری واریزی‌ها و عضویت‌ها:
- پیگیری واریزی‌های متقاضیان و اعضا در سیستم‌های مختلف.
- ثبت اطلاعات افراد در نرم‌افزار CRM، اکسل و گروه واتس‌اپ اعضا.
- ارسال ایمیل خوشامدگویی و ایجاد فایل‌های شخصی برای متقاضیان در سیستم‌های ذخیره‌سازی ابری (Pcloud).

6. مدیریت تمدید قراردادها:
- تنظیم یادآوری برای تمدید قراردادها در نرم‌افزار CRM و ارسال اطلاعیه‌های تمدید به اعضا از طریق واتس‌اپ و ایمیل.

7. پاسخگویی به تماس‌ها:
- پاسخگویی به تماس‌های ورودی (تلفن ثابت و موبایل) و چک کردن مستمر پیام‌های واتس‌اپ دفتر.

8. هماهنگی همایش‌ها و وبینارها:
- هماهنگی‌های لازم برای برگزاری همایش‌ها و وبینارها، شامل ارسال مدارک و کتاب‌ها به شرکت‌کنندگان.

9. هماهنگی ارسال کتاب‌ها:
- هماهنگی با پیک دفتر برای ارسال کتاب‌های سفارش‌داده‌شده از سایت یا تلفنی.

10. ارتباط مداوم با اعضای انجمن:
- ارسال نامه‌های منظم به اعضای داخلی و خارجی و دریافت بازخوردها برای انتقال به مدیرعامل.


مهارت‌ها و توانایی‌ها:

روابط عمومی بالا: توانایی برقراری ارتباط موثر و دوستانه با اعضا و متقاضیان داخلی و خارجی.
زبان انگلیسی در سطح متوسط: توانایی نگارش و درک مکاتبات رسمی به زبان انگلیسی.
مهارت‌های نرم‌افزاری: تسلط به نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس (ورد، اکسل) و آشنایی با نرم‌افزار CRM فارسی.
توجه به جزئیات: توانایی دقت در ثبت و پیگیری اطلاعات مهم.
روحیه کار گروهی: توانایی همکاری موثر در تیم و هماهنگی با سایر بخش‌ها.
قابل اعتماد بودن: توانایی مدیریت امور حساس و حفظ محرمانگی اطلاعات با دقت و مسئولیت‌پذیری کامل.

ساعت کاری:

- شنبه تا چهارشنبه: 9:30 صبح تا 6 بعد از ظهر
- پنجشنبه: 9:30 صبح تا 2 بعد از ظهر

محل کار: خیابان شهید کلاهدوز (دولت) تقاطع بلوار کاوه

بیمه تامین اجتماعی: براساس قانون پس از طی شدن دوره آزمایشی

مزایای اضافی: دریافت پاداش به غیر از حقوق

---

ما در انجمن بازرگانی ایران و کانادا به دنبال جذب یک نیروی متعهد، دقیق و با انگیزه برای همکاری در بخش اجرایی و امور اداری هستیم. این موقعیت شغلی برای افرادی است که به دنبال چالش های جدید و توسعه مهارت های خود در یک محیط حرفه ای و پویا هستند. اگر شما فردی منظم، مسئولیت پذیر، دارای روحیه کار تیمی و به دنبال یک فرصت شغلی با استانداردهای بالا هستید که در آن امکان پیشرفت شغلی و توسعه حرفه ای به طور مستمر فراهم باشد، این موقعیت مناسب شماست.

این فرصت شغلی با رویه های سازمانی استاندارد و مشخص همراه است و برای افرادی طراحی شده که به دنبال یک همکاری طولانی مدت و دائمی در محیطی پایدار هستند. اگر هدف شما رسیدن به بالاترین سطح حرفه ای و ایجاد جایگاهی پایدار و قابل رشد است و اگر در جستجوی شغلی هستید که علاوه بر امنیت شغلی، امکان پیشرفت و ارتقاء مداوم را نیز برای شما فراهم کند، ما مشتاقانه منتظر همکاری با شما هستیم.

شرح وظایف:

1. کار با نرم افزار CRM فارسی:
- ثبت کلیه اطلاعات اعضا و متقاضیان در سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان (CRM) به زبان فارسی.
- ثبت تمامی جلسات، مکاتبات و مذاکرات صورت گرفته و همچنین پیگیری تاریخ های مرتبط با جلسات و تماس ها.
- ثبت اطلاعات تمامی کلاس های دپارتمان آموزشی، وضعیت پرداختی ها و پیگیری وصول مطالبات.
- ارسال یادآوری های پیگیری به اعضا و متقاضیان از طریق واتس اپ و ایمیل.

2. ارتباط با متقاضیان انجمن:
- ارتباط موثر با اعضا و متقاضیان و دعوت آنان به دفتر تهران برای انعقاد قراردادها و اخذ گواهی های امضا مطابق با رویه های انجمن.
- پاسخگویی به سوالات متقاضیان در زمینه خدمات انجمن و راهنمایی آنها در انجام امور.
- پیگیری امور مربوط به هر متقاضی از مرحله ثبت نام تا انجام کامل درخواست ها.

3. تهیه و تنظیم نامه های اداری:
- نوشتن و ارسال نامه های رسمی و تخصصی (Letter of Support) به زبان انگلیسی و فارسی در قالب های استاندارد و با سربرگ انجمن.
- بایگانی تمامی نامه های ارسال شده و دریافتی.

4. مدیریت جلسات:
- تنظیم جلسات مدیرعامل در تلگرام و ابزارهای آنلاین مانند گوگل میت و اطلاع رسانی به اعضا.
- پیگیری نتیجه جلسات و ارائه گزارش ها به مدیرعامل.
- ثبت گزارش روزانه و ارتباط دائمی با مدیرعامل جهت ارائه گزارش ها.

5. پیگیری واریزی ها و عضویت ها:
- پیگیری واریزی های متقاضیان و اعضا در سیستم های مختلف.
- ثبت اطلاعات افراد در نرم افزار CRM، اکسل و گروه واتس اپ اعضا.
- ارسال ایمیل خوشامدگویی و ایجاد فایل های شخصی برای متقاضیان در سیستم های ذخیره سازی ابری (Pcloud).

6. مدیریت تمدید قراردادها:
- تنظیم یادآوری برای تمدید قراردادها در نرم افزار CRM و ارسال اطلاعیه های تمدید به اعضا از طریق واتس اپ و ایمیل.

7. پاسخگویی به تماس ها:
- پاسخگویی به تماس های ورودی (تلفن ثابت و موبایل) و چک کردن مستمر پیام های واتس اپ دفتر.

8. هماهنگی همایش ها و وبینارها:
- هماهنگی های لازم برای برگزاری همایش ها و وبینارها، شامل ارسال مدارک و کتاب ها به شرکت کنندگان.

9. هماهنگی ارسال کتاب ها:
- هماهنگی با پیک دفتر برای ارسال کتاب های سفارش داده شده از سایت یا تلفنی.

10. ارتباط مداوم با اعضای انجمن:
- ارسال نامه های منظم به اعضای داخلی و خارجی و دریافت بازخوردها برای انتقال به مدیرعامل.


مهارت ها و توانایی ها:

روابط عمومی بالا: توانایی برقراری ارتباط موثر و دوستانه با اعضا و متقاضیان داخلی و خارجی.
زبان انگلیسی در سطح متوسط: توانایی نگارش و درک مکاتبات رسمی به زبان انگلیسی.
مهارت های نرم افزاری: تسلط به نرم افزارهای مایکروسافت آفیس (ورد، اکسل) و آشنایی با نرم افزار CRM فارسی.
توجه به جزئیات: توانایی دقت در ثبت و پیگیری اطلاعات مهم.
روحیه کار گروهی: توانایی همکاری موثر در تیم و هماهنگی با سایر بخش ها.
قابل اعتماد بودن: توانایی مدیریت امور حساس و حفظ محرمانگی اطلاعات با دقت و مسئولیت پذیری کامل.

ساعت کاری:

- شنبه تا چهارشنبه: 9:30 صبح تا 6 بعد از ظهر
- پنجشنبه: 9:30 صبح تا 2 بعد از ظهر

محل کار: خیابان شهید کلاهدوز (دولت) تقاطع بلوار کاوه

بیمه تامین اجتماعی: براساس قانون پس از طی شدن دوره آزمایشی

مزایای اضافی: دریافت پاداش به غیر از حقوق