مسئول دفتر

ما در آیان به دنبال یک هم‌تیمی جدید برای موقعیت شغلی مسئول دفتر هستیم. با توجه به حجم فعالیت های شرکت و وظایف محوله به دنبال فردی با روحیه بالا، دانش معقول، علاقمند به یادگیری و ... هستیم.
شرح وظایف و مسئولیت ها

• برنامه‌ریزی دقیق و تنظیم وقت جلسات داخلی و خارجی مدیران با در نظر گرفتن اولویت‌ها.
• هماهنگی و پیگیری اجرای دستورات کتبی و شفاهی مدیر، با تضمین اتمام به موقع و صحیح آن‌ها.
• مدیریت هوشمندانه مکاتبات اداری (نامه، ایمیل، تماس تلفنی) و دسته‌بندی و بایگانی منظم آن‌ها.
• تسلط نسبی بر اصول نامه‌نگاری اداری
• برقراری ارتباط مستمر و موثر با سایر واحدهای شرکت برای هماهنگی امور.
• تهیه و تنظیم گزارش‌ها، ارائه‌ها و مستندات مدیریتی موردنیاز مدیر با دقت و کیفیت بالا.
• آماده‌سازی امکانات و مستندات لازم برای جلسات، بازدیدها و رویدادها.
• هماهنگی کامل امور سفرهای کاری مدیر، از جمله رزرو بلیت، اقامت و برنامه‌ریزی جلسات.
• استقبال و هماهنگی پذیرایی از مهمانان رسمی شرکت، با رعایت بالاترین استانداردهای پذیرایی.
• هماهنگی با تیم اجرائی و خدمات در صورت نیاز
• پاسخگویی به تلفن‌های ورودی به سازمان
• چاپ و اسکن مدارک
• هماهنگی قرارها و پیگیری امور اداری روزمره

شرایط احراز شغل

• تسلط به excel - word - outlook – powerpoint
• دارای روابط عمومی مناسب و روحیه همکاری تیمی بالا.
• آشنا به اخلاق و رفتار سازمانی حرفه‌ای و حفظ محرمانگی.
• پیگیر و دقیق در انجام وظایف و توجه به جزئیات.
• مسئولیت‌پذیر و متعهد به انجام وظایف در بالاترین سطح کیفی.
• توانایی زمان‌بندی و مدیریت موثر زمان و اولویت‌بندی کارها.
• مهارت تصمیم‌گیری، مذاکره و هدایت جلسات در صورت نیاز.
• توانایی حل مسئله و کار تیمی.
• صبر و مسئولیت پذیری در برابر وظایف محوله.
• توانایی اولویت بندی و رسیدگی به چندین درخواست به طور همزمان و حفظ کارایی.

مزایا و شرایط همکاری

• بیمه تامین اجتماعی از بدو همکاری
• بیمه تکمیلی
• ارائه تسهیلات و وام پرسنلی
• کمک هزینه آموزشی
• صبحانه و میان‌وعده
• فضای استراحت، پلی استیشن و ...
• محل شرکت: جنب ایستگاه مترو دانشگاه شریف، ایستگاه نوآوری شریف
• امکان همکاری تمام وقت و پاره وقت