مسئول دفتر مدیرعامل | Executive Assistant

شرح شغل:
• برنامه‌ریزی زمانی جلسات و رویدادهای مرتبط با مدیرعامل و نظارت بر حسن اجرای آن.
• ساماندهی امور اداری و دفتری.
• دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات ورودی و خروجی و پیگیری لازم تا حصول نتیجه.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات، رویدادها، سفرها و بازدیدها.
• تهیه پیش‌نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز.
• پاسخگویی به تماس ها و مراجعان دفتر مدیرعامل.
• تنظیم و مدیریت اسناد و مکاتبات اداری با دقت و توجه به جزئیات.
• نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آن‌ها.
• انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق.



شرایط احراز:
• مهارت‌های سازماندهی و مدیریت زمان قدرتمند.
• مهارت‌های ارتباطی بالا.
• توانایی مدیریت وظایف متعدد به طور همزمان.
• مسلط به تایپ نامه‌های اداری به صورت فارسی و لاتین.
• مسلط به امور اداری و دفتری با نهایت دقت.
• مسلط به نرم‌افزارهای آفیس و اینترنت.
• مسلط به تنخواه‌ گردانی.
• مسلط به حفظ محرمانگی امور و اخلاق حرفه ای.
• حداقل پنج سال سابقه کاری مرتبط (مسئول دفتر مدیرعامل/ هیأت مدیره).
• حداقل مدرک تحصیلی کارشناسی.
• روحیه تیمی و انعطاف‌پذیری در محیط کاری.
• آشنایی با زبان انگلیسی جهت مکاتبات و ارتباطات بین‌المللی.

تسلط به مفاهیم و استانداردهای مدیریت پروژه بعنوان مزیت محسوب می گردد.

Job Description:
• Time planning of meetings and events related to the CEO and overseeing its proper implementation.
• Administrative and office affairs.
• Receipt, register and deliver all letters, input and output documentation and correspondence and follow up until the result is obtained.
• Planning and coordinating meetings, events, trips and visits.
• Preparation and tracking the required typing and documentation.
• Responding to CEOs and References of CEOs.
• Setting and managing administrative documents carefully and paying attention to details.
In the area of organizational duties by superiors.


Conditions:
• Powerful organizing and management skills.
• High communication skills.
• Ability to manage multiple tasks simultaneously.
• Fluid to Type Persian and Latin Office Types.
• Mastery of administrative and office affairs with utmost care.
• Fluent in Office and Internet software.
• Mastering.
• At least five years of relevant work experience (CEO/ Board of Directors).
• Minimum Bachelor's Degree.
• Team spirit and flexibility in the workplace.
• Introduction to English for international correspondence and communication.

Mastery of project management concepts and standards is considered an advantage.