مسئول دفتر مدیر عامل (مسلط به زبان انگلیسی)

* ویژگی های مورد انتظار:

* پنج سال سابقه کاری

* مسلط به زبان انگلیسی، مکالمه و رایتینگ

* مسلط به مکاتبات بین المللی

* مسلط به مکاتبات اداری داخلی

* دارای روابط عمومی بالا 

* دارا بودن ظاهری آراسته 

*وظایف عمومی مسئول دفتر مدیرعامل مسلط به زبان:

1. تنظیم و مدیریت برنامه‌های کاری مدیرعامل

* تنظیم جلسات، قرار ملاقات‌ها، سفرها و پیگیری زمان‌بندی‌ها

* یادآوری جلسات، قرارها و وظایف مهم

* تنظیم تقویم کاری مدیرعامل

*هماهنگی برای سفرهای کاری و رزروهای مورد نیاز


2. مدیریت امور اداری و دفتری

* پاسخ‌دهی به تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، نامه‌ها و فکس‌ها و دسته‌بندی آن‌ها برای ارجاع به مدیرعامل

* تنظیم و بایگانی اسناد و مدارک

* برنامه‌ریزی جلسات و هماهنگی با سایر بخش‌ها

3. امانت داری در تنظیم و بایگانی اسناد و مدارک 

* نگهداری اسناد محرمانه و سازماندهی اسناد اداری، قراردادها و گزارش‌ها

* امانت‌داری در مواجهه با مکاتبات و تصمیمات کلان شرکت 

4. برگزاری و هماهنگی جلسات

*دعوت از شرکت‌کنندگان، تهیه صورتجلسه، هماهنگی با بخش‌های مرتبط و پیگیری مصوبات

*تهیه و تنظیم گزارش‌های مدیریتی و آماری

*تهیه مدارک مورد نیاز برای جلسات یا تصمیم‌گیری‌ها

5. ایجاد تعامل و برقراری ارتباط با مدیران داخلی و مشتریان خارجی 

* ایجاد هماهنگی بین مدیرعامل و سایر مدیران، کارکنان، مشتریان یا شرکت‌های همکار

* پاسخ‌گویی و پیگیری مکاتبات با مشتریان، شرکا و سایر مدیران

* فراهم‌سازی شرایط مناسب برای ملاقات‌ها و جلسات

6. مدیریت اطلاعات محرمانه

* حفظ حریم خصوصی و اطلاعات حساس مربوط به سازمان و مدیرعامل

* حفظ اطلاعات حساس و شخصی مربوط به شرکت و مدیرعامل

7. انجام امور شخصی اداری برای مدیرعامل 

*انجام امور شخصی یا کار محول‌شده توسط مدیرعامل:

شامل انجام پرداخت‌ها، رزرو سفر، تهیه گزارش‌های خاص و غیره

8. نظارت بر ورود و خروج نامه‌ها و مکاتبات رسمی

* شماره‌ گذاری، ثبت و ارجاع نامه‌ها و پیگیری پاسخ‌ها

9. پشتیبانی اجرایی

تهیه گزارش‌ها، پاورپوینت‌ها، فایل‌های ارائه و سایر موارد اجرایی که مورد نیاز مدیرعامل است.