مسئول دفتر اداری - خانم

شرح شغل و وظایف:
آیا شما سازمان‌دهنده‌ای ماهر، ارتباط‌گری قوی و ستاره‌ای در پشتیبانی مدیریتی هستید؟ در مرکز خرید گالریا، ما به دنبال یک مسئول دفتر حرفه‌ای و پویا هستیم. اگر شما فردی هستید که با دقت و ظرافت، امور اداری را مدیریت می‌کنید و از ایجاد یک محیط کاری منظم و کارآمد لذت می‌برید، جای شما در تیم ماست! این موقعیت برای فردی است که علاوه بر مهارت‌های سازمانی قوی، دارای روحیه‌ی همکاری تیمی، توانایی حل مسئله و تعهد بالا به اخلاق حرفه‌ای باشد. شما بازوی اجرایی و پشتیبان اصلی خواهید بود و نقش حیاتی در پیشبرد اهداف این سازمان ایفا خواهید کرد.
نقش و مسئولیت‌های کلیدی شما:

• تسلط به تنخواه گردانی و امور حسابداری
• تسلط به excel - word - outlook - powerpoint
• برنامه‌ریزی دقیق و تنظیم وقت جلسات داخلی و خارجی مدیران با در نظر گرفتن اولویت‌ها.
• هماهنگی و پیگیری اجرای دستورات کتبی و شفاهی مدیر، با تضمین اتمام به موقع و صحیح آن‌ها.
• مدیریت هوشمندانه مکاتبات اداری (نامه، ایمیل، تماس تلفنی) و دسته‌بندی و بایگانی منظم آن‌ها.
• برقراری ارتباط مستمر و موثر با سایر واحدهای شرکت برای هماهنگی امور.
• تهیه و تنظیم گزارش‌ها، ارائه‌ها و مستندات مدیریتی موردنیاز مدیر با دقت و کیفیت بالا.
• آماده‌سازی امکانات و مستندات لازم برای جلسات، بازدیدها و رویدادها.
• نظارت بر عملکرد پرسنل خدماتی و هماهنگی تامین نیازها جهت حفظ نظم و آراستگی محیط کار.
• هماهنگی کامل امور سفرهای کاری مدیر، از جمله رزرو بلیت، اقامت و برنامه‌ریزی جلسات.
• استقبال و هماهنگی پذیرایی از مهمانان رسمی شرکت، با رعایت بالاترین استانداردهای پذیرایی.

مهارت‌ها و ویژگی‌های فردی مورد نیاز:

• دارای روابط عمومی مناسب و روحیه همکاری تیمی بالا.
• آشنا به اخلاق و رفتار سازمانی حرفه‌ای و حفظ محرمانگی.
• پیگیر و دقیق در انجام وظایف و توجه به جزئیات.
• مسئولیت‌پذیر و متعهد به انجام وظایف در بالاترین سطح کیفی.
• توانایی زمان‌بندی و مدیریت موثر زمان و اولویت‌بندی کارها.
• توانایی رهبری و راهبری تیم‌های کوچک در انجام وظایف محوله.
• مهارت تصمیم‌گیری، مذاکره و هدایت جلسات در صورت نیاز