مسئول دفتر مدیر عامل - خانم

آشنایی کامل با دستورالعمل ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت ها
پاسخ گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی
ثبت تماس های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها.
ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان بر اساس سلسه مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی.
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات ها به مدیر مربوطه
برنامه ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
برنامه ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده
دریافت و ارسال ایمیل های مرتبط با فعالیت های کاری.
تدوین گزارش های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.
تنظیم پیش نویس نامه های صادره طبق دستور مدیر مافوق.
اخذ تاییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
دریافت نامه های درون سازمانی و نامه های وارده از برون سازمان.
شماره گذاری نامه های وارده و صادره.
نگهداری نامه ها در اتوماسیون اداری
دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه.
پاسخ گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری.
برنامه ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و ماموریت های مدیرمافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و …).
ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق.
هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده
درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر
جمع آوری اطلاعات جهت آماده سازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق.
محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
ابلاغات دستورات صادره مدیر و جلسات هیئت مدیره