شرح مسولیت

• اهداف این نقش

1. با مسئولیت اصلی پشتیبانی از مدیر اجرایی، ارائه پشتیبانی به تیم اجرایی طبق دستورالعمل برای اطمینان از دستیابی به اهداف و مقاصد شرکت و اجرای کارآمد عملیات
2. حفظ و اصلاح فرآیندهای داخلی که از توسط مدیر اجرایی در سطح شرکت ارایه میشود، هماهنگی منابع داخلی و خارجی برای تسریع گردش کار
3. مدیریت ارتباطات بین مدیر اجرایی و کارمندان، ارتباط با مدیران داخلی و خارجی در پروژه‌ها و وظایف مختلف
4. برنامه‌ریزی و هماهنگ‌سازی کار برای اطمینان از برآورده شدن اولویت‌های مدیر اجرایی، دستیابی به اهداف سازمانی و رعایت بهترین شیوه‌ها
5. انجام مسئولیت‌های روتین روزانه و ماهانه
6. مدیریت برنامه‌ریزی حرفه‌ای و شخصی برای مدیر اجرایی، شامل دستور جلسات، نامه‌ها، ایمیل‌ها، تماس‌ها، ترتیبات سفر، مدیریت مشتری و سایر امور لجستیکی شرکت
7. هماهنگی برنامه‌ریزی منظم و مدیریت گسترده تقویم، و همچنین مدیریت محتوا و جریان اطلاعات به مدیر اجرایی
8. مدیریت، هماهنگی و ترتیب سفرها و فعالیت‌های مرتبط با سفر مدیر اجرایی، از جمله رزرو هتل، حمل و نقل و هماهنگی وعده‌های غذایی
9. انجام پشتیبانی اداری و دفتری، مانند تایپ، دیکته، ایجاد صفحه گسترده، فکس و نگهداری سیستم بایگانی و پایگاه داده تماس
10. حفظ حرفه‌ای‌گری و محرمانگی دقیق در مورد تمام مطالب، و اعمال احتیاط در هنگام تعامل با کسب و کار
11. سازماندهی ارتباطات تیمی و برنامه‌ریزی رویدادها، چه در داخل و چه در خارج از محل

• مهارت‌ها و صلاحیت‌ها

1. مهارت‌ در ارتباطات کتبی و شفاهی
2. مهارت‌ در مدیریت زمان و توانایی سازماندهی و هماهنگی چندین پروژه به طور همزمان
3. تسلط بر مایکروسافت آفیس و سایر ابزارهای بهره‌وری اداری، با استعداد در یادگیری نرم‌افزارها و سیستم‌های جدید
4. مدیریت چالش و بازیکن انعطاف‌پذیر تیم، مایل به انجام هر کاری که برای پیشبرد کار لازم است؛ سازگار و از چالش‌پذیر
5. مدیریت حفظ اسرار شرکت

• صلاحیت‌های ترجیحی

1. 2 سال سابقه کار در نقش اداری، گزارش مستقیم به مدیریت اجرایی
2. تجربه نظارت بر بودجه و هزینه‌ها
3. تجربه توسعه فرآیندهای داخلی و سیستم‌های بایگانی