مسئول امور اداری | Administrative Officer

مسئولیت‌ها:

• مدیریت امور داخلی شرکت و نظارت بر نیروهای خدمات، تحصیلدار و سایر نیروهای پشتیبانی
• برنامه‌ریزی و اجرای خریدهای خرد و عمده (ملزومات مصرفی، اداری و رفاهی)
• کنترل هفتگی جهت تأمین مایحتاج شرکت
• مدیریت پرداخت قبوض، پیگیری تنخواه‌ها و کنترل هزینه‌های اداری
• پاسخگویی به تماس‌های ورودی و ارجاع به واحد مربوطه
• دریافت، ثبت و ارجاع نامه‌ها و ایمیل‌های رسمی به بخش‌های مرتبط
• هماهنگی برگزاری جلسات داخلی و جلسات مدیران ارشد
• مدیریت تنخواه‌های اداری شامل: ملزومات روزانه، قبوض، خریدهای عمده، حمل‌ونقل و رویدادها

به عنوان دستیار مدیرعامل:

• هماهنگی جلسات و برنامه‌های مدیریتی
• پیگیری مکاتبات و امور محوله از سوی مدیریت
• پشتیبانی اجرایی در سفرها و رویدادهای سازمانی

شرایط احراز

• حداقل تحصیلات کارشناسی
• حداقل 3 سال سابقه کار در امور اداری یا اجرایی
• آشنایی با فرآیندهای تنخواه، خرید سازمانی و امور دفتری
• توانایی بالا در هماهنگی و پیگیری چندین کار به‌صورت هم‌زمان
• آشنایی با نرم‌افزارهای Office (به‌ویژه Excel و Outlook)
• مهارت بالا در ارتباطات بین‌فردی و رفتار حرفه‌ای در تعامل با مدیران
• دقت، امانتداری، و نظم بالا در انجام امور محوله
• آشنایی نسبی با زبان انگلیسی برای پیگیری امور بین‌المللی (مزیت محسوب می‌شود)

Responsibilities: • Management of the internal affairs of the company and supervision of the service forces, tahsildar and other support forces
• Planning and implementation of small and major purchases (consumer, administrative and welfare necessities)
• Weekly control to provide the company's needs
• Management of bill payments, follow-up of payments and control of administrative expenses
• Responding to incoming calls and referring to the relevant unit
• Receiving, registering and referring official letters and emails to departments Related
• Coordination of internal meetings and meetings of senior managers
• Management of administrative duties including: daily necessities, bills, major purchases, transportation and events

As an assistant to the CEO:

• Coordination of meetings and management programs
• Follow-up of correspondence and matters assigned by management
• Executive support in organizational trips and events

Eligibility requirements

• Minimum bachelor's education
• Minimum 3 years of work experience in administrative or executive affairs
• Familiarity with procurement processes, organizational purchasing, and office affairs
• High ability to coordinate and follow up on several tasks at the same time
• Familiarity with Office software (especially Excel and Outlook)
• High skill in interpersonal communication and professional behavior in interaction with managers
• Accuracy, trustworthiness, and high order in carrying out assigned tasks
• Relative familiarity with English to follow international affairs (considered an advantage)