مسئول دفتر

شرح وظایف منشی، برنامه‌ریزی و سازمان‌دهی فعالیت‌های مسئول مافوق، پاسخ‌گویی به تماس‌های تلفنی و مراجعات حضوری، مکاتبات اداری، ثبت و نگهداری اسناد و مدارک دفتر و کنترل هزینه‌ها و فعالیت‌های اداری است.
شرایط احراز 
تحصیلات : حداقل دیپلم
سابقه کار: حداقل 12 ماه سابقه
آشنایی با نرم افزار Office
اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی
توانایی انجام فعالیت‌های اداری
آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
مهارت‌های عمومی
منضبط و پیگیر مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتیجه
روابط عمومی بالا و رفتار محترمانه
مسئولیت‌پذیری
رازداری در فعالیت‌های اداری
مدیریت استرس
تسلط بر انجام کارهای هم‌زمان
آشنایی با پذیرایی و تشریفات پذیرایی
شرح وظایف
درک خط‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های شرکت در رابطه با آن‌ها
تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان، ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق
ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش
برنامه‌ریزی قرار ملاقات  و جلسات، یادآوری زمان تشکیل جلسات و پیگیری جهت تحقق آن
ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده
دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق 
ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)
کنترل منظم ایمیل شرکت و پاسخ‌گویی به آنها
نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی
پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق.
پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری.
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر، ورودی ها وخروجی ها
تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج (تایم شیت) و اعلام مسئول مافوق.
شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
تنخواه‌گردانی بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده.
اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
هماهنگی قرار ملاقات های فروش
تهیه و تولید مستندات پرسنل فروش
بررسی صحت و کامل بودن اطلاعات مشتریان در CRM
رضایت سنجی از مستریان و تکمیل فرم های مربوط به نظرسنجی
محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .
محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …
رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
و …