منشی و مسئول دفتر - خانم

ما در شرکت پترو رزین، به عنوان یک مجموعه پیشرو و در حال توسعه، به دنبال استخدام یک مسئول دفتر حرفه‌ای، منظم و با انگیزه هستیم تا به تیم ما بپیوندد. این جایگاه شغلی نقشی حیاتی در ایجاد یک تصویر حرفه‌ای از شرکت و همچنین تضمین عملکرد روان و کارآمد امور دفتری و اداری ایفا می‌کند. فرد ایده‌آل برای این موقعیت، شخصی با مهارت‌های ارتباطی فوق‌العاده، توانایی سازماندهی بالا و رویکردی مسئولیت‌پذیر نسبت به تمامی وظایف محوله است.
الف) عنوان شغلی:
مسئول دفتر
ب) جایگاه سازمانی:
واحد: اداری و پشتیبانی
گزارش‌دهی به: مدیرعامل / مدیر ارشد
ج) هدف اصلی شغل:
مدیریت و هماهنگی کلیه امور دفتری، اداری و ارتباطی دفتر مرکزی به منظور تسهیل فرآیندهای کاری، پشتیبانی از مدیران و کارکنان و اطمینان از عملکرد منظم و کارآمد دفتر.
د) شرح وظایف و مسئولیت‌ها:
1. مدیریت ارتباطات و مکاتبات:
پاسخگویی حرفه‌ای و مودبانه به خطوط تلفن، مدیریت تماس‌های ورودی و خروجی و ارجاع آن‌ها به افراد یا واحدهای مربوطه.
مدیریت ایمیل‌های عمومی شرکت، پاسخگویی به استعلام‌های اولیه و ارسال مکاتبات به دپارتمان‌های ذی‌ربط.
دریافت، ثبت، توزیع و ارسال کلیه نامه‌ها، بسته‌های پستی و مرسولات اداری.
نگارش و ویرایش نامه‌های اداری، گزارش‌ها، صورت‌جلسات و سایر اسناد رسمی شرکت.
2. هماهنگی و برنامه‌ریزی:
مدیریت و برنامه‌ریزی تقویم کاری مدیران، تنظیم جلسات داخلی و خارجی، و یادآوری قرارها.
رزرو اتاق جلسات و آماده‌سازی ملزومات مورد نیاز برای برگزاری جلسات (مانند تجهیزات صوتی و تصویری، پذیرایی و...).
هماهنگی امور مربوط به سفرهای کاری مدیران و کارکنان (رزرو بلیط، هتل و سایر موارد).
استقبال، راهنمایی و پذیرایی از میهمانان، مراجعین و شرکای تجاری شرکت.
3. امور اداری و پشتیبانی دفتر:
مدیریت و کنترل تنخواه گردان دفتر و تهیه گزارش‌های مربوطه.
شناسایی نیازها، ثبت سفارش و خرید ملزومات اداری، تجهیزات دفتری و اقلام مصرفی.
حفظ نظم و ترتیب در محیط دفتر، فضای عمومی و اتاق جلسات.
هماهنگی با پرسنل خدمات جهت نظافت و نگهداری دفتر.
ارتباط با مدیر ساختمان و پیگیری مسائل مربوط به ساختمان (مانند تعمیرات، تاسیسات و...).
بایگانی منظم و اصولی اسناد، مدارک، قراردادها و نامه‌های اداری به صورت فیزیکی و دیجیتال.
4. پشتیبانی از تیم و مدیریت:
همکاری و هماهنگی با واحدهای مختلف سازمان جهت تسریع امور جاری.
ارائه گزارش‌های درخواستی به مدیریت.
کمک به سازماندهی رویدادهای داخلی شرکت.
انجام سایر وظایف عمومی و اداری محوله از سوی مدیریت.
ه) شرایط احراز و صلاحیت‌ها:
1. تحصیلات و دانش:
مدرک تحصیلی: حداقل کاردانی یا کارشناسی در رشته‌های مدیریت (دولتی، بازرگانی، صنعتی)، امور دفتری، زبان انگلیسی یا سایر رشته‌های مرتبط.
دانش تخصصی:
تسلط کامل بر اصول نامه‌نگاری اداری و گزارش‌نویسی.
آشنایی با اصول بایگانی اسناد و مدارک.
آشنایی با فرآیندهای تنخواه‌گردانی و امور اولیه حسابداری.
تسلط کامل بر نرم‌افزارهای مجموعه Microsoft Office (به‌ویژه Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
مهارت بالا در تایپ سریع فارسی و لاتین.
2. مهارت‌ها و توانمندی‌ها:
مهارت‌های ارتباطی عالی: فن بیان قوی، لحنی حرفه‌ای و توانایی برقراری ارتباط موثر با مدیران، همکاران و مراجعین.
مهارت سازماندهی و مدیریت زمان: توانایی اولویت‌بندی وظایف متعدد و مدیریت همزمان آن‌ها با دقت و سرعت بالا.
دقت و توجه به جزئیات: وسواس در انجام صحیح کارها و ارائه خروجی بدون نقص.
مهارت حل مسئله: توانایی شناسایی مشکلات و ارائه راهکارهای عملی برای چالش‌های روزمره دفتری.
هوش هیجانی بالا و توانایی حفظ آرامش و رفتار حرفه‌ای در شرایط پرفشار.
3. ویژگی‌های شخصیتی:
بسیار منظم، دقیق و مسئولیت‌پذیر.
روابط عمومی قوی، خوش‌برخورد و آراسته.
امانت‌دار و رازدار در حفظ اطلاعات محرمانه شرکت.
دارای روحیه‌ی کار تیمی، فعال، پرانرژی و با انگیزه.
دارای ظاهری آراسته و منطبق با محیط کاری حرفه‌ای.