مسئول دفتر مدیریت - خانم

شرح شغل و وظایف:
برقراری ارتباطات تلفنی و پاسخگویی سریع و دقیق به تماس ها و انجام هماهنگی های مرتبط با قرار ملاقات ها، جلسات، مراجعه مهمانان و غیره
انجام هماهنگی های لازم برگزاری جلسات و حصول اطمینان از فراهم بودن شرایط تشکیل جلسات از جمله فضا، پذیرایی و سایر امکانات مورد نیاز
تعامل با کارکنان، مدیران و مراجعین در جهت ایجاد هماهنگی های لازم
بایگانی مدارک، مستندات و پیام های الکترونیکی و کاغذی
دریافت و ارسال ایمیل های مرتبط با فعالیت ها و اطلاع رسانی به مخاطبان
برخورد مناسب و خوش آمدگویی به مراجعه کنندگان و تنظیم زمان برای ملاقات ها
شرایط احراز:
دارای روابط عمومی بالا و فن بیان قوی
آشنا به اصول مکاتبات اداری و اتوماسیون های اداری و گزارش نویسی
مسئولیت پذیر و متعهد به کار
پیگیر امور تا حصول نتیجه مطلوب
رعایت اصول رازداری و امانتداری
وقت شناسی و انضباط کاری
توانایی مدیریت موثر زمان
آشنایی با آداب معاشرت و تشریفات اداری
دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی