مسئول دفتر (دستیار مدیریت)

**شرح شغل مسئول دفتر (دستیار مدیریت) / Office Manager (Executive Assistant)**

**1. اطلاعات موقعیت شغلی:**

**مشخصات پایه:**
- عنوان: مسئول دفتر/دستیار مدیریت
- نوع همکاری: تمام وقت
- بخش: دفتر مدیریت
- گزارش‌دهی: مدیرعامل/مدیر ارشد

**2. شرح موقعیت:**
مسئولیت مدیریت امور دفتری، هماهنگی جلسات، پشتیبانی اجرایی از مدیریت ارشد و تسهیل ارتباطات داخلی و خارجی سازمان.

**3. مسئولیت‌های اصلی:**

**مدیریت دفتر:**
- هماهنگی و مدیریت برنامه‌های روزانه مدیر
- تنظیم جلسات و پیگیری مصوبات
- مدیریت مکاتبات و اسناد محرمانه
- سازماندهی و بایگانی اسناد
- نظارت بر امور دفتری

**هماهنگی و ارتباطات:**
- برقراری ارتباط با مراجعین و مشتریان
- هماهنگی با واحدهای مختلف سازمان
- پاسخگویی به تماس‌ها و ایمیل‌ها
- تنظیم سفرهای کاری
- برگزاری جلسات و رویدادها

**امور اجرایی:**
- پیگیری و اجرای دستورات مدیریت
- تهیه و تنظیم گزارش‌ها
- مدیریت هزینه‌های دفتر
- تهیه صورتجلسات
- پیگیری امور اداری

**4. شرایط احراز:**

**تحصیلات:**
- کارشناسی در رشته‌های:
  - مدیریت
  - منشی‌گری
  - روابط عمومی
  - رشته‌های مرتبط

**تجربه:**
- حداقل 3 سال تجربه در نقش مشابه
- سابقه کار با مدیران ارشد
- تجربه در مدیریت دفتر
- آشنایی با امور اداری

**مهارت‌های تخصصی:**
- تسلط به نرم‌افزارهای آفیس
- مهارت تایپ سریع
- آشنایی با اصول بایگانی
- مدیریت زمان عالی
- توانایی اولویت‌بندی امور

**5. ابزارها و سیستم‌ها:**

**نرم‌افزاری:**
- Microsoft Office
- نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری
- سیستم‌های تقویم و جلسات
- نرم‌افزارهای ارتباطی
- سیستم‌های بایگانی دیجیتال

**سخت‌افزاری:**
- کامپیوتر و تجهیزات اداری
- سیستم تلفن و نمابر
- دستگاه کپی و اسکنر
- تجهیزات ارتباطی
- سیستم کنفرانس ویدئویی

**6. مهارت‌های نرم ضروری:**

**ارتباطی:**
- مهارت‌های ارتباطی عالی
- توانایی برقراری ارتباط مؤثر
- مهارت گوش دادن فعال
- توانایی مذاکره
- رازداری و امانت‌داری

**شخصیتی:**
- سازماندهی و نظم
- دقت و توجه به جزئیات
- انعطاف‌پذیری
- مدیریت استرس
- چندوظیفه‌ای بودن

**7. شرایط کاری:**

**ساعات کاری:**
- ساعات کاری اداری
- انعطاف‌پذیری در مواقع ضروری
- حضور در جلسات خارج از ساعت
- آمادگی برای سفرهای کاری
- دسترس‌پذیری در مواقع اضطراری

**محیط کار:**
- دفتر مدیریت
- محیط حرفه‌ای
- تعامل با افراد مختلف
- نیاز به تمرکز بالا
- محیط پویا و پرمشغله

**8. شاخص‌های عملکرد:**

**کمّی:**
- دقت در زمان‌بندی جلسات
- سرعت پاسخگویی به مکاتبات
- میزان رضایت مراجعین
- کیفیت گزارش‌ها
- مدیریت بودجه دفتر

**کیفی:**
- کیفیت هماهنگی‌ها
- دقت در پیگیری امور
- محرمانگی اطلاعات
- نظم و سازماندهی
- مدیریت روابط

**9. مزایا و جبران خدمات:**

**پایه:**
- حقوق رقابتی
- بیمه تأمین اجتماعی
- بیمه تکمیلی
- پاداش عملکرد
- مزایای قانونی

**تکمیلی:**
- امکانات رفاهی
- بن خرید
- هدایای مناسبتی
- مرخصی استحقاقی
- پاداش‌های ویژه

**10. توسعه حرفه‌ای:**

**آموزش:**
- دوره‌های مدیریت دفتر
- آموزش نرم‌افزارهای جدید
- مهارت‌های ارتباطی پیشرفته
- زبان انگلیسی
- پروتکل‌های اداری

**مسیر شغلی:**
- مدیر دفتر ارشد
- مدیر اجرایی
- مدیر روابط عمومی
- مدیر امور اداری
- مشاور مدیریت

**11. مسئولیت‌های ویژه:**

**مدیریت پروژه‌ها:**
- برنامه‌ریزی رویدادها
- هماهنگی پروژه‌های خاص
- مدیریت بحران
- پیگیری پروژه‌های مدیریتی
- هماهنگی بین‌بخشی

**حفاظت از اطلاعات:**
- مدیریت اسناد محرمانه
- حفظ اسرار سازمانی
- امنیت اطلاعات
- مدیریت دسترسی‌ها
- بایگانی امن

**12. الزامات خاص:**

**مهارت‌های زبانی:**
- تسلط به زبان انگلیسی
- مکاتبات تجاری
- مکالمه حرفه‌ای
- ترجمه اسناد ساده
- نگارش حرفه‌ای

**پروتکل‌های اداری:**
- آداب معاشرت حرفه‌ای
- پروتکل‌های تشریفات
- آداب جلسات رسمی
- مدیریت روابط عمومی
- استانداردهای اداری

**13. گزارش‌دهی و مستندسازی:**

**گزارش‌های روتین:**
- گزارش روزانه فعالیت‌ها
- صورتجلسات
- گزارش پیگیری‌ها
- گزارش هزینه‌ها
- برنامه‌های هفتگی/ماهانه

**مستندسازی:**
- بایگانی اسناد
- ثبت مکاتبات
- مستندات جلسات
- فایل‌های مدیریتی
- آرشیو دیجیتال