مسئول دفتر مدیرعامل | CEO Office Assistant

شرح شغل:

• نظارت بر عملیات روزمره دفتر و اطمینان از اجرای روان آن‌ها.
• هماهنگی با تأمین‌کنندگان و پیمانکاران برای مدیریت نیازهای دفتر.
• نگهداری سیستم‌های بایگانی و سوابق اداری.
• کمک به تیم مدیریت در برنامه‌ریزی و اجرای جلسات و رویدادها.
• پیگیری و مدیریت بودجه دفتر و گزارش‌های مالی.
• آموزش و راهنمایی کارکنان جدید و پشتیبانی از تیم اداری.

شرایط احراز:

• مهارت‌های ارتباطی قوی و توانایی مذاکره.
• تجربه در مدیریت زمان و اولویت‌بندی وظایف.
• توانایی حل مسئله و تفکر تحلیلی.
• تجربه کار در محیط‌های اداری پویا و توانایی مدیریت چندین پروژه به‌صورت هم‌زمان.

Responsibilities:

• Manage and coordinate office activities and operations to ensure efficiency and compliance with company policies.
• Supervise administrative staff and allocate responsibilities to ensure performance.
• Handle communication with all departments, ensuring timely and effective correspondence.
• Develop and implement office procedures and policies, improving workflow and productivity.
• Manage schedules, appointments, and meetings for executives, ensuring efficient use of time.
• Facilitate procurement and maintenance of office equipment and supplies to meet operational needs.
• Organize and oversee company events, meetings, and conferences.
• Maintain a clean, organized, and friendly office environment.

Requirements:

• Proven experience in an office management or administrative role.
• Strong communication, problem-solving, and time-management skills.
• Ability to negotiate effectively and build professional relationships.
• Proficient in using office software and tools.