مسئول دفتر مدیرعامل

شرح موقعیت شغلی
شرکت کهن آسین جهت مسئول دفتر یک فرد مجرب را استخدام می نماید. مسئول دفتر زیر نظر مدیرعامل فعالیت می کند و برنامه ریزی، اجرا و هماهنگی برنامه ها و دستورات مدیرعامل و ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را بر عهده دارد. کار جوی محترم پیگیری مصوبات و مکاتبات با شرکت و همچنین نهادها، سازمان ها و شرکت های دولتی و غیر دولتی را برعهده خواهد داشت.
این پوزیشن شغلی نیازمند ویژگی های شخصی ذیل می باشد:

• پیگیری مستمر
• فن بیان مناسب
• ظاهر آراسته
• آشنایی با مکاتبات اداری
• علاقمند به فعالیت در فضای کار رسمی و اداری

شرح شغلی:

• پاسخگویی به تلفن ها، ایمیل ها، پیام ها و فکس ها و گزارش به مدیر عامل
• پاسخگویی به مراجعین حضوری و میهمانان
• ثبت نامه های دریافتی در اتوماسیون و پیگیری از مدیر عامل جهت ارجاع به واحدها مربوطه جهت پاسخگویی
• پیگیری نامه های داخلی ارسالی در اتوماسیون جهت امضاء
• دریافت گزارش ها و مکاتبات تایپ شده و کنترل ضمایم، ارائه و دریافت امضا
• بایگانی تمامی اسناد و مدارک، پرونده ها، اوراق، نامه ها و گزارش ها در آرشیو اختصاصی مدیر عامل
• کنترل ورود و خروج ها به دفتر مدیرعامل
• برنامه ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات درون و بیرون سازمان
• نظارت و هماهنگی بر خدمات موردنیاز دفتر مدیرعامل و جلسات درون سازمانی مانند خدمات پذیرایی
• برنامه ریزی همراه با سایر واحدهای شرکت تولید، پیمانکاری و بازرگانی
• پیگیری امور محوله به واحدها و دریافت بازخورد و گزارش به مدیر عامل
• محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
• ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه