مسئول دفتر | Office Assistant

• مدیریت امور دفتری ـ سازماندهی و نظارت بر فرآیندهای اداری روزمره.
• هماهنگی جلسات و رویدادها ـ تنظیم و مدیریت جلسات داخلی و خارجی.
• مدیریت مستندات و آرشیو ـ نگهداری، مرتب‌سازی و آرشیو کردن اسناد و گزارش‌ها.
• ارتباطات ـ پاسخ به تماس‌ها، ایمیل‌ها و درخواست‌های مختلف.
• پشتیبانی از مدیران ـ کمک به مدیران در انجام امور اجرایی، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی.
• مدیریت تأمین منابع دفتری ـ تهیه و مدیریت وسایل اداری و تجهیزات مورد نیاز، تنخواه و غیره.
• رصد و پیگیری کارهای روزمره ـ پیگیری وظایف و پروژه‌های مختلف دفتر از کارشناسان فروش و گزارش‌دهی به مدیران.

شرایط همکاری:

• مدیر مستقیم: مدیر فروش و بازاریابی.
• مدت قرارداد آزمایشی: 1 ماه.
• ساعت کاری: شنبه تا چهارشنبه از 8 صبح تا 5 عصر. 
• نیاز به سفر کاری: تقریباً خیر.
• پاداش و مزایا: بسته به نوع تلاش و ارزشیابی دوره‌ای.

شرایط احراز:

• مدرک تحصیلی ـ حداقل مدرک دیپلم یا کارشناسی در رشته‌های مدیریت اداری، مدیریت کسب‌وکار، امور دفتری یا رشته‌های مرتبط با کامپیوتر.
• تجربه کاری ـ حداقل یک تا دو سال سابقه کار در زمینه‌های دفتری، اداری یا پشتیبانی.
• مهارت‌های نرم‌افزاری ـ مسلط به نرم‌افزارهای اداری مانند Microsoft Office (به‌ویژه Word و Excel) و برنامه‌های مدیریت ایمیل.
• مهارت‌های ارتباطی ـ توانایی برقراری ارتباط مؤثر با همکاران، مدیران و مشتریان.
• آشنایی با زبان انگلیسی ـ مسلط به انگلیسی در حد مکالمه و نوشتار برای مدیریت ایمیل‌ها.
• دقت و توجه به جزئیات ـ توانایی مدیریت مستندات و آرشیو با دقت بالا.
• مهارت‌های سازمانی ـ توانایی برنامه‌ریزی و مدیریت زمان به‌طور مؤثر.
• انگیزه و نظم ـ داشتن روحیه کار تیمی، انگیزه بالا و توانایی انجام چند کار به‌طور هم‌زمان.

• Office Management - Organizing and supervising daily office processes.
• Meeting and Event Coordination - Organizing and managing internal and external meetings.
• Document and Archive Management - Maintaining, sorting, and archiving documents and reports.
• Communications - Responding to calls, emails, and various requests.
• Manager Support - Assisting managers in carrying out administrative tasks, planning and scheduling.
• Office Supply Management - Procuring and managing required office supplies and equipment, payroll, etc.
• Monitoring and following up on daily tasks - Following up on various office tasks and projects from sales experts and reporting to managers.

Notes:

• Direct Manager: Sales and marketing manager. 
• Probation period: 1 Month.
• Working hours: Saturday to Wednesday, 8 am to 5 pm.
• Travel Requirements: Almost None.
• Benefits: Depending on effort and periodic evaluation.

Requirements:

• Education - At least a diploma or bachelor's degree in Administrative Management, Business Management, or other related fields.
• Work experience - At least one to two years of work experience in office, administrative, or support fields.
• Software skills - Proficient in office software such as Microsoft Office (especially Word and Excel) and email management programs.
• Communication skills - Ability to communicate effectively with colleagues, managers, and customers.
• English language proficiency - Fluent in English at the level of conversation and writing for managing emails.
• Accuracy and attention to detail - Ability to manage documents and archives with high accuracy.
• Organizational skills - Ability to plan and manage time effectively.
• Motivation and discipline - Having a team spirit, high motivation, and ability to do multiple tasks simultaneously.