مسئول دفتر مدیر عامل - خانم

مدرک تحصیلی: حداقل کارشناسی رشته های مهندسی یا مدیریت
حداقل دو سال سابقه کار مسئول دفتر
تعیین و تنظیم وقت های ملاقات از طرف ریاست هیئت مدیره و مدیرعامل برای ارباب رجوع و بالعکس
دریافت کلیه مراسلات وارده به دفتر مدیریت، ثبت و ارجاع نامه ها و قراردادن آنها در دفتر کارتابل مخصوص جهت رویت مدیریت و صدور دستور کار بر روی آنها از سوی ریاست هیئت مدیره و مدیریت محترم عامل
تشکیل پرونده های مورد لزوم دفتر مدیریت عامل و بروز نگهداشتن آنها و پیشگیری از دسترسی افراد غیر مجاز به پرونده ها و محتویات آنها
ابلاغ و اعلان دستورات، پیام ها و یا مکاتبات ارجاعی از سوی مدیریت عامل به معاونین، مدیران و سرپرستان واحدهای مختلف و سایر قسمت های شرکت و پیگیری امور تعیین شده
برنامه ریزی و هماهنگی خرید و فروش داخلی
مدیریت ارتباط با تامین کنندگان داخلی
پاسخگویی به تلفن ها و ارسال نامه ها، پست نامه ها و انجام امور مربوط به اسکن مرتبط با کلیه قسمت های شرکت
تهیه و تنظیم درخواست ملزومات و وسایل مورد نیاز دفتر مدیریت عامل و پیگیری امور تا تحویل به موقع آنها
انجام طبقه بندی و تفکیک نامه ها و ارسال به واحدها و قسمت ها و افراد ذیربط
هماهنگی قرارها و تاریخ تشکیل جلسات و یادآوری به موقع آنها به ریاست هیئت مدیره و مدیریت عامل
اماده سازی مقدمات مورد لزوم جهت تشکیل جلسات مدیریت و تجهیزات مورد نیاز جلسات
رعایت کلیه ضوابط اخلاقی و حسن سلوک با ارباب رجوع و همکاران
برخورداری و داشتن حسن امانت داری و رازداری نسبت به وظایف و مسیولیت های محوله
پیگیری دریافت گزارشات ماهیانه از مدیران و سرپرستان طبق دستورات صادره از سوی مافوق و تنظیم و ارائه به ریاست هیئت مدیره و مدیریت عامل
نظارت به نظافت دفتر و وسایل و لوازم موجود در دفتر و همچنین مرتب بودن دفتر مدیریت
نگهداری و بایگانی کلیه نامه ها، اوراق و مدارک، اسناد و صورت جلسات در پرونده های مربوطه و حفظ و نگهداری آنها
ثبت کلیه نامه های وارده به دفتر مدیریت در اتوماسیون
هماهنگی با امور خدمات اداری جهت پذیرایی از مدعوین و مراجعه کنندگان به دفتر مدیریت و کلیه حاضرین در جلسات متشکله
انجام کلیه کارهای ارجاعی از سوی مافوق در رابطه با شغل
مطلع ساختن مافوق در صورت وجود مسائل و مشکلات کاری
رعایت کلیه آیین نامه ها و دستورالعمل های صادره از سوی شرکت در موارد تعیین شده
رعایت اصول ایمنی، حفاظت و سایر مقررات کار در محیط کار
انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق در ارتباط با شغل
توانمندی ها :
شناخت و نحوه تشکیل و به روز نگهداشتن پرونده های مورد لزوم دفتر مدیریت
توانایی تایپ فارسی و انگلیسی و همچنین استفاده از دستگاه هایی نظیر تکثیر و ...
توانایی تنظیم و تهیه پیش نویس نامه ها و گزارشات مدیریت عامل طبق دستورات صادره
توانایی پیگیری کارهای در دست اقدام تا حصول نتیجه
برخورداری از حسن اخلاق و امین و متعهد بودن در حفظ اسرار شرکت که در جریان امور در اختیار خواهد داشت
آشنایی با زبان انگلیسی و مسلط به رایانه در حد نیاز و توانایی کار با اتوماسیون اداری داینامیک، آرین سیستم و ...
مسلط به نرم افزار OFFICE
تسلط کامل بر آیین نگارش مکاتبات اداری
ویژگی های شخصیتی :
دارای مهارت های ارتباطی قوی
دارای اعتماد به نفس
فن بیان و مهارت های گفتاری خوب
توجه به جزئیات
توانایی تحمل فشار کاری زیاد
سازماندهی و مدیریت زمان
سرعت عمل بالا در انجام کارها
مهارت تصمیم گیری
ساعات کاری
شنبه تا پنجشنبه 7 الی 15