مسئول دفتر مدیرعامل

ساماندهی امور اداری و دفتری حوزه کاری؛
ثبت تماس های دریافتی و گزارش به مدیر و پاسخگویی به مراجعان مربوط؛
اطلاع رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیر در زمان مناسب و کیفیت مطلوب؛
دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی و کنترل پیوست ها، ارائه به مدیریت و اخذ امضا؛
پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه؛
تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه ها و مستندات مورد نیاز و اخذ شماره دبیرخانه برای نامه های وارده و صادره؛
نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل های مربوطه و میزان محرمانگی ان ها؛
گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی؛
تنظیم برنامه های روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدهای حوزه کاری و هماهنگی اعضاء برای تشکیل جلسات؛
آگاه نمودن اعضای شرکت کننده در جلسه ها و نشست ها و تنظیم وقت نشست ها؛
آماده کردن پیشینه ها و پرونده ها و اسناد مربوط به جلسه ها، نشست ها برای آگاهی و مطالعه؛
تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه ان ها؛
کنترل ورود و خروج به دفتر مدیریت؛
نظارت بر خدمات موردنیاز دفتر مدیریت مانند خدمات پذیرایی؛
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر؛
درخواست و پیگیری برای تهیه اقلام و ملزومات اداری؛
هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده؛