رئیس دفتر مدیرعامل - خانم

اطلاع از دستور العمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده
دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری
تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق
اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق
دریافت نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان
شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره
نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری
دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر
پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه
پاسخ گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری
برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و…)
ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق
هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده
جمع‌اوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش مورد نیاز مدیر مافوق
محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه
درخواست خرید کالای مورد نیاز و ارسال آن به مدیر مافوق
ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه
ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت‌های واحد
درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف کردن مطابقت نداشتن‌های بالفعل و بالقوه