مسئول دفتر مدیرعامل | CEO Office Assistant

شرح شغل:

• پاسخگویی به تماس‌ها، ایمیل‌ها و مراجعات دفتر مدیریت.
• برنامه‌ریزی و تنظیم جلسات کاری مدیریت (اعم از جلسات حضوری و آنلاین).
• برنامه‌ریزی، هماهنگی و مدیریت کارهای روزانه.
• پیگیری کارهای محوله از طرف کلیه همکاران تا حصول نتیجه مطلوب.
• ابلاغ صورت جلسات، مصوبات، بخشنامه‌ها و دستورالعمل‌های تنظیمی.
• مستندسازی و ارائه گزارش به مدیریت.
• بایگانی مدارک، مستندات و پیام‌های الکترونیکی و کاغذی و اسناد.
• دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی.
• انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق.
• تنظیم برنامه‌ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات‌ها، ماموریت‌ها و غیره.

توانایی‌های فردی شامل موارد زیر است:

• دقت بالا و پیگیر.
• توانایی برنامه‌ریزی و هماهنگی فعالیت‌ها در حیطه کاری.
• رفتار حرفه‌ای و ظاهر اجتماعی مناسب.
• فن بیان قوی و روابط عمومی بالا.
• مسئولیت‌پذیر.

مهارت‌ها:

• مسلط به زبان انگلیسی.
• مسلط کامل با آیین نگارش و مکاتبات اداری.
• مسلط کامل با نرم‌افزارهای Office.
• مسلط به فتوشاپ و ایندیزاین (InDesign).
• آشنایی با اتوماسیون اداری.

• Job Description:

  
  

  Responding to calls, emails, and inquiries from the management office.
  Planning and organizing management meetings (including in-person and online meetings).
  Planning, coordinating, and managing daily tasks.
  Following up on assigned tasks by all colleagues until the desired result is achieved.
  Communicating meeting minutes, approvals, circulars, and regulatory guidelines.
  Documenting and submitting reports to management.
  Archiving documents, electronic and paper documents, and messages.
  Receiving, registering, and delivering all internal and external letters, documents, and correspondence.
  Performing other tasks assigned within the scope of organizational duties by superiors.
  Arranging programs and scheduling appointments, missions, etc.
  Personal abilities include the following:

  
  

  High accuracy and consistency.
  Ability to plan and coordinate activities in the work area.
  Professional behavior and appropriate social appearance.
  Strong public speaking and high public relations skills.
  Responsible.
  Skills:

  
  

  Fluent in English.
  Completely proficient in writing and office correspondence.
  Completely proficient in Office software.
  Proficient in Photoshop and InDesign.
  Familiarity with office automation.