کارشناس امور داخلی - خانم

در دی‌ام‌روم، نظم و هماهنگی برای ما فقط یک ارزش نیست، بخشی از فرهنگ تیمیه. کارشناس امور داخلی کسی که همه‌چیز با نظم، احترام و دقت زیر نظر اون پیش می‌ره. از هماهنگی جلسات و قراردادها تا نظم محیط و انرژی مثبت تیم، همه زیر چتر مسئولیت اوست. هدف این جایگاه، ایجاد یک فضای کاری حرفه‌ای، منظم و آرام برای تیم و مشتریانه.

مسئولیت‌ها و وظایف اصلی
آشنایی کامل با امور مالی و اداری
تنظیم، ثبت و آرشیو قراردادها و مستندات (داخلی و مشتریان)
پاسخ‌گویی محترمانه به تماس‌های تلفنی و پیام‌های مشتریان
ثبت اطلاعات تماس‌ها و درخواست‌ها در CRM
پیگیری امضاها، ارسال فاکتورها و هماهنگی با تیم مالی برای تسویه‌ها
ثبت تاریخ شروع، پایان و تمدید قراردادها در فایل مرکزی
پیگیری کارهای روزانه، هماهنگی جلسات و انجام امور اداری طبق چک‌لیست

حضور منظم و بدون تاخیر بین 8:30 تا 8:45 صبح برای آماده‌سازی دفتر
نظارت بر تمیزی، نظم و آرامش محیط کاری (سالن، آشپزخانه، اتاق جلسات)
هماهنگی با نیروهای خدماتی برای نظافت و امور روزانه
کنترل موجودی اقلام مصرفی (چای، قهوه، لیوان، لوازم اداری و...)
پذیرایی محترمانه از مهمان‌ها، کارفرماها و مدعوین جلسات

آماده‌سازی اتاق جلسات پیش از ورود مهمانان (نظم، پذیرایی، آب، چای)
هماهنگی مناسبت‌ها و جلسات تیمی داخلی (تولدها، دورهمی‌ها، جلسات ماهانه)
هماهنگی نیازهای رفاهی و اجرایی تیم (در صورت نیاز به خرید یا خدمات)
مدیریت تنخواه و جمع‌آوری رسیدها
ثبت هزینه‌های روزانه و تهیه گزارش مالی ماهانه
پیگیری پرداخت‌های خدماتی (اینترنت، ابزارها، ملزومات اداری)

خروجی‌های کلیدی
دفتر منظم و آماده‌ی کار قبل از ساعت 8:45 صبح
آرشیو منظم قراردادها و اسناد در پوشه‌های دیجیتال و فیزیکی
گزارش هزینه‌های اداری و تنخواه در پایان هر ماه
محیط کاری آرام، تمیز و استاندارد برای تمرکز تیم
پیگیری به‌موقع تمام امور اجرایی و درخواست‌های داخلی

مهارت‌ها و ویژگی‌های فردی
نظم، دقت و توجه بالا به جزئیات
دیسیپلین زمانی و پایبندی جدی به حضور به‌موقع
پیگیر، مسئولیت‌پذیر و قابل اعتماد
روابط عمومی بالا و رفتار محترمانه با مشتری و هم‌تیمی‌ها
توانایی مدیریت چند کار هم‌زمان (Multitasking)
آشنایی با محیط‌ و ابزارهای دیجیتال
امانت‌داری و حفظ محرمانگی اطلاعات

ابزارهای مورد استفاده
Google Drive / Docs / Sheets / Microsoft Office
Google Calendar یا میزیتو برای برنامه‌ریزی تسک‌ها
واتساپ بیزنس برای ارتباط با مشتری یا تیم
ابزارهای حسابداری یا تنخواه (در صورت نیاز)

تجهیزات اداری: اسکنر، پرینتر، تلفن گویا
 
شرایط همکاری
جنسیت: خانم
بازه سنی: 22 تا 32 سال
نوع همکاری: تمام‌وقت حضوری (شنبه تا چهارشنبه)
ساعت کاری: حضور منظم از 8:30 تا 17:45 (آماده‌سازی از 8:30 تا 8:45)
محل کار: دفتر مرکزی دی‌ام‌روم – تهران، سعادت آباد
سابقه کاری: حداقل 1 سال در حوزه اداری، اجرایی
تحصیلات: ترجیحاً مرتبط با مدیریت، حسابداری یا رشته‌های اداری