مسئول دفتر مدیرعامل | CEO Office Assistant

شرح شغل:

• اطلاع‌رسانی بخش‌نامه‌ها و آیین‌نامه‌ها.
• حضور به‌موقع و منظم و حفظ نظم عمومی در سازمان.
• نظارت بر خدمات مورد نیاز دفتر مدیرعامل مانند خدمات پذیرایی.
• درخواست و پیگیری برای تهیه اقلام و ملزومات اداری.
• کمک و همکاری با بخش‌های مختلف سازمان برای دستیابی به اهداف سازمان.
• نظارت بر صورت جلسات و مصوبات کمیته‌های رهبری و مدیریتی شرکت.
• استفاده بهینه از تجهیزات و امکانات سازمان و همچنین حفظ و نگهداری از آن‌ها.
• ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر.
• تماس با کارکنان، مدیران سایر واحدها و مراجعین.
• پاسخگویی به ارباب رجوع و مشتریان در مراجعه حضوری.
• ثبت نامه‌های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل ضمائم مربوطه.
• دریافت گزارش‌ها و مکاتبات تایپ‌شده و کنترل ضمائم، ارائه به مدیرعامل و دریافت امضا.
• بایگانی تمامی اسناد و مدارک، پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها در آرشیو اختصاصی.
• کنترل ورود و خروج‌ها به دفتر مدیرعامل.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات درون و بیرون سازمان.
• هماهنگی برنامه‌ها و قرار ملاقات‌های مافوق و پیگیری جهت تحقق آن‌ها.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای کاری و ماموریت‌ها.
• ابلاغ دستورات و پیام‌های مدیرعامل به پرسنل و سایر بخش‌های سازمان.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های اداری و سازمانی صادره طبق دستور مدیر مافوق.
• ارسال مکاتبات و مدارک صادره شرکت به واحدها، شرکت‌های زیرمجموعه و ادارات مربوطه.
• ارائه گزارش روزانه به مدیرعامل از اتفاقات مهم سازمان.

Information section of letters, bylaws
Timely and regular presence and maintain public order in the organization
Supervision of the services required by the CEO's office such as reception services
Apply and follow up to prepare administrative items and supplies
Assistance and cooperation with different parts of the organization to achieve organization's goals
Supervision of meetings and approvals of company leadership and management committees
Optimal use of the equipment and facilities of the organization as well as maintaining and maintaining them
Register calls received and submit report to administrator
Contact staff, managers of other units and clients
Response to clients and customers in person visiting
Received and submitted by company and relevant attachments control
Receive Typed Reports and Correspondence and Controls Control, Submit to the CEO and receive signatures
Archives all documents, files, securities, letters and reports in dedicated archives
Control of entry and exit to the CEO's office
Planning and coordinating to hold meetings inside and outside the organization
Coordinate programs and appointments of superiors and follow -up to realize them
Planning and coordinating work travel and missions
Command CEOs and messages to personnel and other parts of the organization
Adjustment of administrative and organizational letters issued by the superior manager's order
Sending correspondence and issuing documents to units, subsidiaries and relevant departments
Providing daily report to the CEO of important events of the organization