مسئول اداری

ساکن تهران یا مناطق اطراف
فارق‌التحصیل یکی از رشته‌های امور اداری، علوم ارتباطات، مدیریت دولتی، مدیریت صنعتی و حقوق
مقطع: کارشناسی و بالاتر
مسلط به ورد و اکسل
سابقه کار: 2 سال
جنسیت: خانم
25 تا33 سال سن
کسب خط مشی و دستورالعمل‌های لازم از مسئول مافوق و اجرای آن‌ها طبق مقررات مربوط به امور اداری
بررسی روش‌های مناسب ساده ‌سازی انجام امور اداری از طریق حذف مراحل زاید و ارائه نتایج حاصله به مسئول مافوق
بررسی و کنترل فرم‌های موجود مورد استفاده در شرکت و طراحی فرم‌های جدید با توجه به نیازهای اداری
تهیه رویه‌های اداری (تشریفات، خدمات و … ) و فرم‌های مربوطه و ابلاغ به واحدهای مربوطه و نظارت بر اجرای آن‌ها
ثبت موجودی لوازم اداری موجود در شرکت و در صورت نیاز سفارش مجدد برای تهیه آن‌ها
تهیه فهرست ملزومات اداری مورد نیاز
آموزش استفاده از تجهیزات دفتری و نگهداری از آن‌ها، مانند کامپیوترها، پرینتر، دستگاه کپی و فکس
برنامه‌ریزی کاری مسئول دفتر واحدها، هماهنگی با مدیر واحدها و نظارت بر کار اداری واگذاره شده به کارمندهای اداری
طبقه‌بندی، ثبت و نگهداری فایل‌ها و تهیه نسخ پشتیبان از آن‌ها
مسئول اداری فردی حرفه‌ای در انجام امور اداری است که وظایف گوناگونی در زمینه امور دفتری، بایگانی اسناد و نظارت بر انجام امور خدماتی را بر عهده دارد؛ مسئول اداری باید توانایی تشخیص اولویت‌ها در امور محوله را داشته باشد. وی باید برای پیشبرد اهداف شرکت پذیرای دستورات مدیران سازمان بوده و قوانین و مقررات سازمانی و همچنین کدهای رفتاری را با جدیت کامل رعایت کرده و در حفظ فایل‌ها و اطلاعات محرمانه کوشا باشد. مسئول اداری باید هم‌گام با مجموعه پیشرفت کرده و در جهت رسالت و اهداف سازمان تلاش کند.
منظم و دقیق در انجام امور
قابل اعتماد
روابط عمومی بالا و خوش برخورد
داشتن روحیه پیگیری امور محوله
داشتن روحیه سازگار و هوش هیجانی بالا
داشتن نگاه بنیادی و طولانی مدت به کار
جزئی‌گرا بودن
کنش‌گر بودن و انجام امور فراتر از وظایف خود
توانایی انجام کار گروهی
دارای سطح بالایی از صداقت و صلاحیت در رسیدگی به اطلاعات محرمانه
رازداری و عدم ارائه اطلاعات محرمانه و غیرضروری
مهارت‌های ارتباطی، گفتاری و نوشتاری
مسلط به اصول و قوانین اداری
مهارت طبقه‌بندی انواع اسناد و مدارک
مهارت نامه نگاری در خصوص اجرای مکاتبات اداری
مهارت مدیریت زمان
مهارت‌ در سازماندهی امور
مهارت در ارائه‌ گزارش‌های مختلف
مهارت برنامه‌ریزی فعالیت‌های روزانه
مهارت اولویت‌بندی امور مختلف
مهارت پذیرش و درک دستورالعمل‌ها
مهارت‌های کلامی در ارتباطات حضوری و تلفنی
مهارت‌های ارتباطی حضوری، تلفنی و مکاتبه‌ای
مهارت انجام کار گروهی
آشنایی با جستجو در اینترنت
آشنایی با نرم‌افزارهای اداری مانند اتوماسیون اداری، حضور و غیاب و …
عیب‌یابی مشکلات فنی تجهیزات دفتری و اداری مانند پرینتر، دستگاه کپی و فکس و سیستم‌ها