هماهنگ کننده کنترل اسناد | Document Control Coordinator

اطمینان از مطابقت تمام اسناد با استانداردهای شرکت و صنعت مانند روش شماره گذاری، کد رنگ شرکت و غیره؛
2. استفاده از نرم افزارهای تخصصی ثبت و ردیابی اسناد مانند 1c، ftp shared drive و غیره؛
3. همکاری با تیم های پروژه برای اطمینان از ارسال به موقع و دقیق اسناد؛
4. مدیریت آرشیو اسناد و سوابق پروژه؛
5. برقراری ارتباط و توزیع اطلاعات مربوط به پروژه با تمام سطوح تیم پروژه و طرف های خارجی بالقوه؛
6. مدیریت دریافت، تأیید، و ذخیره اسناد؛
7. بررسی و ویرایش اسناد برای دقت و انطباق؛
8. توزیع نسخه های مربوط به پروژه ها به تیم های داخلی؛
9. کنترل جریان اسناد در داخل و خارج از بخش؛
10. گزارش خطاها یا تحولات مربوط به ذخیره سازی اسناد؛
11. طراحی قالب برای اسناد، انواع فایل ها و …;
12. حفظ محرمانه بودن اطلاعات حساس و شرایط توافق؛
13. تهیه گزارش های موقت در مورد پروژه ها در صورت نیاز؛
14. بررسی شماره اسناد بر اساس شماره‌گذاری سازنده و mdr;
15. آماده سازی و به روز رسانی بانک داده و پیوند به آدرس های داده ها برای تسریع دسترسی به آنها؛
16. کنترل مهلت های مشخص شده گزارش ها در داخل و خارج، پیگیری آنها.
هماهنگ کننده پروژه:

1. صدور نامه در 1c (znv edms) برای ثبت نام و ارسال به گیرنده؛
2. انجام هماهنگی های لازم برای جلسات با مشتری بر اساس گردش کار تایید شده؛
3. پیگیری مواد مورد نیاز از پیمانکاران؛
شرح وظایف dcc زیرسطحی
تهیه شده توسط مهدیه بخشنده
4. جمع آوری شواهد مورد نیاز برای بحث فنی از طریق ایمیل؛
5. پیگیری مادران و جمع آوری امضای نماینده؛
6. درخواست و جمع آوری شواهد و دلایل مورد نیاز برای هر دقیقه از مادران از پیمانکاران برای تعیین وضعیت آنها؛
7. ارتباط با نمایندگان مشتری در مورد مسائل پروژه در صورت نیاز؛
8. آماده سازی و نوشتن مادر در برخی از جلسات.
➢ کنترل پروژه:

1. حفظ برنامه زمانی پروژه، و اطمینان از همسویی با اهداف پروژه و جدول زمانی؛
2. برگزاری جلسات هفتگی برای نظارت بر پیشرفت پروژه؛
3. بررسی برنامه زمانبندی پروژه برای کنترل پیشرفت ارائه شده (طرح در مقابل واقعی) توسط پیمانکاران؛
4. درخواست شواهد مورد نیاز از پیشرفت پروژه ها؛
5. تجزیه و تحلیل و تهیه گزارش تاخیر و درخواست اقدامات اصلاحی از پیمانکاران؛
6. تهیه جدول زمانی برخی از پروژه های داخلی با نرم افزار msp و به روز رسانی منظم مانند زمان بندی ساخت مدل پویا cmk، ….

• Ensuring all documents comply with company and industry standards Such as Numbering Procedure, Company Color Code, etc.
• Using specialized software for document registration and tracking such as 1C, FTP Shared Drive, etc.
• Collaborating with project teams to ensure timely and accurate document submission.
• Managing the archiving of project documents and records.
• Liaising with and distributing project-related information with all levels of the project team and potentially external parties.
• Handling intake, verification, and storing documents.
• Checking and editing documents for accuracy and compliance.
• Distributing project-related copies to internal teams.
• Controlling the flow of documents in and out of the department.
• Reporting errors or developments regarding document storage.
• Designing templates for documents, and file types.
• Maintaining confidentiality around sensitive information and terms of agreement.
• Preparing ad-hoc reports on projects as needed.
• Checking document numbers based on numbering producer and MDR.
• Preparing and updating the data bank and linking to data addresses to speed up access to them.
• Controlling the specified deadlines of the reports in and out, following up on them.

Project Coordination:

• Issuing letters in 1C (ZNV EDMS) for registration and submission to recipients.
• Taking necessary coordination for meetings with the Client based on approved workflow.
• Following up on required materials from the contractors.
• Collecting required evidence for technical discussion via email.
• Following up on MoMs and collecting representative’s signatures.
• Asking and collecting required pieces of evidence and justifications for each minute of MoMs from contractors to specify their status.
• Communication with client representatives regarding the project issues if needed;
• Preparing and writing MoM in some of the meetings.

Project Control:

• Maintaining project schedules, and ensuring alignment with project goals and timelines.
• Holding weekly meetings to monitor the project's progress.
• Reviewing project schedule to control the presented progress (Plan vs. actual) by contractors.
• Asking for required evidence of the progress of projects.
• Analyzing delays reports and asking for remedial action from contractors.
• Preparing the schedule of some internal projects with MSP Software and updating regularly, such as the CMK Dynamic Model Construction schedule.