Travel and Expat Coordinator (Vendor) | Travel and Expat Coordinator (Vendor)

نقش ها و مسئولیت ها:
• اجرای تمام سفرهای کاری مطابق با سیاست های شرکت.
• اقدام مناسب در مورد درخواست های سفر به موقع برای کاهش هزینه ها با برنامه ریزی کافی و رزرو قبلی.
• حفظ دقیق فیزیکی و الکترونیکی سوابق همه سفرها و ایجاد گزارش های مورد نیاز برای درخواست کنندگان.
• برای کنترل هزینه ها، گرفتن فاکتورها در erp، و پیگیری هزینه های پرداخت با امور مالی.
• برای کنترل فرم‌های ادعای هزینه (تامین مالی فرم‌های ادعای بین‌المللی و محلی) برای اطمینان از همسویی آن‌ها با ppps.
• حفظ روابط با کارکنان، فروشندگان، و ذینفعان سفر برای ارائه خدمات به درستی.
• به روز رسانی دانش و آگاهی در مورد شهرهای/هتل ها/فرودگاه های داخلی و بین المللی مختلف برای ارائه پیشنهادات مناسب برای ترتیبات سفر.
• برای اطمینان از اینکه ترتیبات سفر، از جمله پرواز و اقامت در هتل، در حد بودجه است.
• شناسایی مناسب ترین خدمات با کیفیت با نرخ های معقول.
• همکاری در تبدیل فرآیندهای تیمی به سیستم های دیجیتال.
• هماهنگی امور پروتکل/سفر مربوط به رویدادهای محلی و بین المللی mtnirancell
• تفسیر و همکاری در مورد سیاست ها و مقررات کشور مربوط به مهاجران، پوشش هر جنبه ای از مرخصی و بیمه درمانی گرفته تا مجوز کار، اقامت، مسافرت و غیره.
• ارائه بازخورد ملایم در مورد درخواست های همه مهاجران
• برای به روز رسانی و نگهداری سوابق مهاجران در hr erp برای دسترسی و بازیابی آسان
• برای پیگیری و حفظ برنامه مرخصی مهاجران (مرخصی استعلاجی، مرخصی غیبت، و غیره)
• تهیه و ارسال گزارش های ماهانه مربوط به مهاجرت به تیم های مختلف و سازمان های خارجی در صورت نیاز
• پیگیری و صدور فرم های ثبت نام برای مهاجران جدید و بررسی صحت و سقم کامل بودن.
• حفظ ارتباط مناسب با گروه mtn و سایر اپراتورها در مورد امور مهاجرین
•

---

Roles & Responsibilities:
• To execute all business travels aligned with company policies.
• To take proper action on travel requests timeously to reduce costs by adequate planning and advance booking.
• To maintain accurate physical and electronic records of all travels and generate required reports for the requesters.
• To control costs, capture invoices on ERP, and follow expenses for payment with Finance.
• To control expense claim forms (finance international and local claim forms) to ensure they are aligning with PPPs.
• To maintain relationships with staff, vendors, and travel stakeholders to provide services properly.
• To update knowledge and awareness about different internal and international cities/hotels/airports to provide proper suggestions for travel arrangements.
• To ensure travel arrangements, including flight and hotel accommodations, are within budget
• To identify the most suitable quality service at reasonable rates.
• To cooperate in transforming team processes to digital systems.
• To coordinate protocol/travel affairs related to local and international events of MTNIrancell
• To interpret and collaborate on policies and country regulations related to expats, covering every aspect from leave and medical insurance to work permits, accommodation, travel, and so on.
• To provide feedback gently on queries of all Expats
• To update and maintain Expats' records on HR ERP for easy access and retrieval
• To track and maintain the schedule of Expats leave (Sick leave, leave of absence, etc.)
• To prepare and forward monthly Expat related reports to various teams and external organizations as required
• To follow up and issue registration forms for new expatriates and review for correctness and completeness.
• To maintain proper communication with the MTN Group and other Opcos regarding expat affairs
•