منشی اجرایی (کارآموز) | Executive Secretary (Intern)

شرح شغل:

• کنترل اسناد اداری (ورودی و خروجی).
• برقراری ارتباط و پیگیری وظایف و مسائل.
• مدیریت روابط با مشتریان به منظور تسهیل ارتباطات مدیر عامل.
• سازماندهی و برنامه‌ریزی جلسه‌ها و قرار ملاقات‌های مدیرعامل.
• تهیه دستور کار و صورت‌جلسه‌ها.
• مدیریت امور روزمره و عملیات دفتر (تایپ، ثبت و بایگانی).

شرایط احراز:

• حداقل مدرک کارشناسی.
• حداقل یک سال سابقۀ فعالیت‌های اداری ترجیحاً در شرکت‌های حمل‌ونقل.
• مسلط به مایکروسافت آفیس.
• دانش کافی زبان انگلیسی برای خواندن فکس و پاسخگویی تلفن.
• توانایی کار با تجهیزات اداری.
• توانایی برقراری ارتباط کلامی و نوشتاری و مهارت‌های بین فردی.
• توانایی اولویت بندی و انجام چندین کار به طور همزمان.
• توانایی انجام کار گروهی.
• حس شوخ طبعی خوب.

• Administrative document control.
• Inform the CEO by reviewing and analyzing specific reports, summarizing information, and identifying trends.
• Communicate and follow up on tasks and issues.
• Manage relationships with customers to facilitate communication with the CEO.
• Organize and plan CEO meetings and appointments.
• Prepare agenda and meeting minutes.
• Manage daily affairs and office operations.

Requirements:

• At least a Bachelor's degree.
• At least one year of experience in administrative activities, preferably in transport companies.
• Proficient in Microsoft Office.
• Sufficient knowledge of English to read faxes and answer phone calls.
• Verbal and written communication ability and interpersonal skills.
• Ability to prioritize and perform multiple tasks simultaneously.
• Ability to do group work.
• Good sense of humor.