مسئول دفتر | Office Assistant

شرح شغل:

• تماس با کارکنان، مدیران سایر واحدها و مراجعین.
• پاسخگویی به ارباب رجوع و مشتریان در مراجعه حضوری.
• ثبت نامه‌های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل ضمائم مربوطه.
• دریافت گزارش‌ها و مکاتبات تایپ‌شده و کنترل ضمائم، ارائه به مدیر و دریافت امضا.
• بایگانی تمامی اسناد و مدارک، پرونده‌ها، اوراق، نامه‌ها و گزارش‌ها در آرشیو اختصاصی.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات درون و بیرون سازمان.
• هماهنگی برنامه‌ها و قرار ملاقات‌های مافوق و پیگیری جهت تحقق آن‌ها.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای کاری و ماموریت‌ها.
• تنظیم پیش‌نویس نامه‌های اداری و سازمانی صادره طبق دستور مدیر مافوق.
• ارسال مکاتبات و مدارک صادره شرکت به واحدها، شرکت‌های زیرمجموعه و ادارات مربوطه.

• Contacting employees, managers of other units and clients.
• Responding to clients and customers in person.
• Registering letters received and sent by the company and controlling the relevant attachments.
• Receiving typed reports and correspondence and controlling the attachments, presenting them to the manager and receiving signatures.
• Archiving all documents, files, papers, letters and reports in a dedicated archive.
• Planning and coordinating meetings inside and outside the organization.
• Coordinating plans and appointments of superiors and following up on their implementation.
• Planning and coordinating business trips and missions.
• Drafting administrative and organizational letters issued according to the orders of the superior manager.
• Sending correspondence and documents issued by the company to units, subsidiaries and relevant departments.