مسئول دفتر - خانم

شرح شغل و وظایف
مدیریت هماهنگی‌های اداری روزمره سازمان، پشتیبانی اجرایی دستورات مدیر عامل، و نظارت بر عملکرد داخلی دفتر برای اطمینان از کارایی، نظم و رعایت سیاست‌های سازمان.
ویژگی‌های شخصیتی مطلوب
منظم، خوش‌برخورد و صبور
رازدار و قابل اعتماد
فعال و دارای انگیزه‌ی یادگیری
توانایی کار در محیط پویا و چندوظیفه‌ای
شرایط احراز و تحصیلات
حداقل مدرک تحصیلی: دیپلم، کاردانی یا کارشناسی در رشته‌های مدیریت، حسابداری، یا کامپیوتر
تجربه‌ی کاری مرتبط: حداقل 1 سال در امور اداری یا دفتری
آشنایی مقدماتی با زبان انگلیسی (در شرکت‌های بین‌المللی مزیت محسوب می‌شود)
وظایف و مسئولیت‌ها
پاسخ‌گویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها و پیام‌های رسمی
هماهنگی جلسات، برنامه‌ریزی تقویم کاری، رزرو اتاق جلسات
ثبت و بایگانی نامه‌ها، اسناد و مکاتبات اداری
تنظیم و پیگیری امور شخصی و کاری مدیران (زمان‌بندی جلسات، قرار ملاقات‌ها)
تهیه صورت‌جلسه‌ها، گزارش‌ها و مستندات مورد نیاز
پیگیری امور اداری بین بخش‌ها و سازمان‌ها
برقراری ارتباط موثر با مشتریان، مراجعان و سایر کارکنان
پاسخ به مراجعات، راهنمایی مراجعان حضوری
حفظ محرمانگی اطلاعات سازمان و مدیران
سازماندهی و نگهداری فایل‌ها (کاغذی و دیجیتال)
امور وارد کردن داده‌ها، تهیه فرم‌ها، و کار با نرم‌افزارهای اداری (مثل Word، Excel، Outlook)
مسلط به نرم‌افزارهای Office (Word, Excel, Outlook)
مهارت نوشتاری و مکاتبات اداری
توانایی برنامه‌ریزی، اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان
مهارت ارتباطی قوی و رفتار حرفه‌ای در روابط کاری
دقت بالا، مسئولیت‌پذیری و روحیه همکاری
توانایی در حل مسئله‌های روزمره و برخورد مودبانه با مراجعان