کارشناس دبیرخانه و بایگانی | Secretariat and Archives Expert

در قصه اسنپ‌فود ما به خلق ارزش می‌پردازیم، مشتاق ساختن پدیده‌های تازه‌ایم و علاقه‌مندیم فردی کنارمون باشه تا با هوشمندی و سرعت عمل، همراهی‌مون کنه و از چالش‌ها و مسائل کسب‌وکاری عبور کنیم.
پس اگر دوست داری در این قصه همراه ما باشی، منتظر حضورت هستیم.

*مسئولیت‌ها:

• سرپرستی و مدیریت امور دبیرخانه و بایگانی
• ثبت، شماره‌گذاری، توزیع و پیگیری دقیق کلیه نامه‌های وارده و صادره (فیزیکی و الکترونیکی)
• کنترل و نظارت بر اسناد پرسنلی، مالی، حقوقی، قراردادها و مارکتینگ
• مدیریت چرخه عمر اسناد رسمی شرکت از ایجاد تا بایگانی یا امحاء، مطابق با آیین‌نامه‌های داخلی
• اسکن، دسته‌بندی و بایگانی منظم اسناد و مدارک مهم در سیستم‌های دیجیتال و فیزیکی
• اطمینان از رعایت فرمت استاندارد و پروتکل‌های رسمی شرکت در تمامی مکاتبات
• تهیه گزارش‌های تحلیلی و دوره‌ای از حجم، نوع و وضعیت مکاتبات برای ارائه به مدیران
• شناسایی گلوگاه‌ها و ارائه پیشنهاد برای بهبود و خودکارسازی فرآیندهای دبیرخانه جهت افزایش بهره‌وری
• همکاری نزدیک با واحدهای حقوقی، مالی، منابع انسانی و حراست جهت مدیریت اسناد حساس و محرمانه

*شرایط احراز:

• حداقل 3 سال سابقه کاری در حوزه‌های دفتری، اداری، دبیرخانه یا پشتیبانی اجرایی (ترجیحاً در محیط‌های استارتاپی یا فناوری)
• مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، حقوق، حسابداری یا رشته‌های مشابه
• تسلط کامل به ابزارها و نرم‌افزارهای اداری همانند Outlook، Google Drive، Jira، Excel / Google Sheets، BPMS
• آشنایی کامل با سیستم کدگذاری و شماره‌گذاری مکاتبات دبیرخانه‌
• آشنایی با سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS) و فرآیندهای دبیرخانه‌ای در سازمان‌های بزرگ
• دانش کافی از الزامات قانونی مرتبط با اسناد رسمی و حاکمیت شرکتی
• دقت بالا، مسئولیت‌پذیری و توانایی مدیریت چندین فرآیند به‌صورت همزمان
• مهارت ارتباطی قوی و توانایی هماهنگی با بخش‌های مختلف سازمان
• توانایی تحلیل، حل مسئله و ارائه راهکارهای بهبود

*مزایا:

• کمک هزینه سفر، ورزش و خدمات روان‌شناسی
• بیمه تکمیلی
• دسترسی به بهترین و به‌روزترین دوره‌های آموزشی
• کدهای تخفیف ماهانه اسنپ‌فود
• وام‌های بانکی
• محیط کاری پویا و حرفه‌ای با فرصت رشد و یادگیری

In the story of Snap Food, we create value, we are eager to create new phenomena, and we are interested in having someone by our side to accompany us with intelligence and speed of action and overcome challenges and business issues.
So if you like to be with us in this story, we are waiting for your presence. imported and exported (physical and electronic)
control and supervision of personnel, financial, legal, contracts and marketing documents
life cycle management of official company documents from creation to archiving or deletion, in accordance with internal regulations
scanning, classification and regular filing of important documents and documents in digital and physical systems
ensuring compliance with the standard format and official company protocols in all correspondence
preparation of analytical reports and O volume Type and status of correspondence to present to managers
Identify bottlenecks and offer suggestions for improving and automating secretariat processes to increase productivity
Close cooperation with legal, financial, human resources and security units to manage sensitive and confidential documents

Eligibility requirements:
At least 3 years of work experience in office, administrative, secretarial or executive support fields (preferably in startup or technology environments)
Bachelor's degree in management, Law, accounting or similar fields
Complete mastery of administrative tools and software such as Outlook, Google Drive, Jira, Excel / Google Sheets, BPMS
Complete familiarity with the secretarial correspondence coding and numbering system
Familiarity with document management systems (DMS) and secretarial processes in large organizations
Sufficient knowledge of Legal requirements related to official documents and corporate governance
high accuracy, responsibility and the ability to manage several processes at the same time
strong communication skills and the ability to coordinate with different departments of the organization
the ability to analyze, solve problems and provide improvement solutions

Benefits:

travel allowance, sports and psychological services
supplementary insurance
access to the best and most up-to-date training courses
SNAP monthly discount codes Food
Bank loans
Dynamic and professional work environment with opportunity to grow and learn