مسئول دفتر مدیرعامل - خانم

شرح وظایف مسئول دفتر

هدف شغل:
ایجاد نظم در امور اداری، مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی، پشتیبانی از مدیریت در برنامه‌ریزی‌ها و مستندسازی فعالیت‌ها به‌منظور افزایش بهره‌وری سازمان.

وظایف اصلی:
1. مدیریت امور اداری و دفتری
• پاسخ‌گویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها و پیام‌ها
• ثبت و بایگانی اسناد و مکاتبات اداری
• تنظیم و مدیریت تقویم جلسات مدیران
• تهیه صورت‌جلسات و پیگیری مصوبات جلسات
• تهیه و ارسال نامه‌های اداری و رسمی

2. برنامه‌ریزی و هماهنگی‌ها
• هماهنگی جلسات داخلی و خارجی
• هماهنگی سفرهای کاری، رزرو بلیط، هتل و تنظیم برنامه سفر
• پیگیری کارهای ارجاعی از سوی مدیریت

3. پشتیبانی از مدیریت
• آماده‌سازی گزارش‌ها و خلاصه جلسات
• مدیریت اطلاعات محرمانه و حساس سازمان
• یادآوری امور مهم و ددلاین‌ها به مدیریت

4. روابط عمومی و ارتباطات
• خوش‌آمدگویی به مهمانان و مراجعین
• هماهنگی با سایر بخش‌ها برای انتقال اطلاعات
• حفظ آراستگی و نظم محیط کار و فضای دفتر

5. سایر امور مرتبط
• نظارت بر تهیه لوازم و تجهیزات اداری مورد نیاز
• همکاری با تیم منابع انسانی در امور استخدام یا آموزش
• انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیریت

6. هماهنگی بین سرپرست نصب و واحدهای مختلف سازمان
• دریافت برنامه‌های نصب از سرپرست نصب و ثبت آن‌ها در تقویم کاری دفتر
• اطلاع‌رسانی زمان‌بندی نصب به واحدهای فروش، انبار، لجستیک، فنی و مالی
• پیگیری آماده‌سازی تجهیزات از انبار و هماهنگی ارسال آن به محل پروژه
• هماهنگی حضور به‌موقع کارشناسان فنی در محل نصب در صورت نیاز
• ایجاد ارتباط موثر میان سرپرست نصب و سایر بخش‌ها جهت رفع سریع ناهماهنگی‌ها
• ثبت مشکلات احتمالی و گزارش آن‌ها به مدیریت برای اصلاح فرآیند
• تهیه گزارش‌های منظم از وضعیت پروژه‌های نصب و پیشرفت کارها

مهارت‌های مورد نیاز:
• آشنایی با نرم‌افزارهای آفیس (Word, Excel, Outlook)
• مهارت در نگارش نامه‌های اداری
• توانایی مدیریت زمان و چندوظیفگی
• دقت، نظم و مسئولیت‌پذیری
• روابط عمومی قوی و توانایی تعامل حرفه‌ای