مسئول پذیرش | Receptionist

وظایف و مسئولیت های اصلی این موقعیت:
● انتقال تصویر حرفه ای از شرکت به بازدیدکنندگان، داشتن احوالپرسی دوستانه، راهنمایی مفید و ارائه اطلاعات دقیق.
● مشخصات بازدیدکنندگان را ثبت کنید و "بازدیدکنندگان" را ارائه دهید. کارت دسترسی" همراستا با "خط مشی کنترل دسترسی".
● اطلاعاتی را به افرادی که وارد سازمان می شوند ارائه می دهد و افراد را به مقصد صحیح هدایت می کند.
● پاسخگویی به تماس های تلفنی، مستقیم و صفحه نمایش، دریافت و پخش مجدد پیام ها به طور موثر و تماس های دریافتی را به بخش های داخلی متصل کنید.
● در غیاب کارمندان پیام ها را ضبط کنید.
● با توجه به در دسترس بودن و درخواست، رزرو اتاق های جلسه را ترتیب دهید.
● مدیریت کلیه وظایف مربوط به سفارشات ماهانه کارمندان فروشگاه برای کارکنان هو
طبق خط مشی محصول شرکت.
● مدیریت پارکینگ برج کیان ( به روز رسانی لیست های پارکینگ و هماهنگی با حراست برای هر موردی).
● نیاز به خدمات پیک خارجی را مدیریت کنید.
● هزینه های مربوطه را از طریق پول نقد مدیریت و پرداخت کنید.
● مدیریت تمام بسته های درخواستی برای ارسال به مقاصد درخواستی (محلی و خارج از کشور) از طریق پست های داخلی و بین المللی (مانند آرامکس و کاراپست)؛ اطلاعات لازم را ثبت کنید و پرداخت را مدیریت کنید.
● لوازم التحریر و غذاخوری را ثبت کنید.
● به طور فعال اقلام مورد نیاز را از قبل سفارش دهید و از در دسترس بودن آن اطمینان حاصل کنید.
● طبق درخواست کارکنان مورد نیاز را به صورت ثابت تهیه کنید. .

• Convey a professional image of the company to visitors, have a friendly greeting, helpful guidance, and accurate information provision.
• Record the visitors’ specifications and provide a “Visitors’ Access Card” aligned with the “Access Control Policy”.
• Provide information to people entering the organization and direct individuals to the correct destination.
• Answer the telephone, direct, and screen calls, taking and replaying messages efficiently, and connect incoming calls to internal departments.
• Record messages in the absence of employees.
• Arrange to book meeting rooms according to availability and request.
• Manage all tasks related to monthly staff shop orders for HO employees
• according to the company product policy.
• Manage Kian tower parking (updating the parking lists and coordinating with security for any cases).
• Manage the external courier services needs.
• Manage and pay the related costs through petty cash.
• Manage all requested parcels to be sent to requested destinations (local and abroad) via internal and international posts (such as Aramex and Karapost); record necessary information and manage the payment.
• Keep a record of the stationaries and canteen supplies.
• Actively order required items in advance and make sure of their availability.
• Provide the employees with required stationary as per request.