مسئول دفتر - آقا

شرح وظایف:
ثبت تماس های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر
تماس با کارکنان، مدیران سایر واحدها و مراجعین
پاسخگویی به ارباب رجوع و مشتریان در مراجعه حضوری
ثبت نامه های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل ضمائم مربوطه
دریافت گزارش ها و مکاتبات تایپ شده و کنترل ضمائم، ارائه به مدیرعامل و دریافت امضا
تنظیم پیش نویس نامه های اداری و سازمانی صادره طبق دستور مدیر مافوق
ارسال مکاتبات و مدارک صادره شرکت به واحدها، شرکت های زیرمجموعه و ادارات مربوطه
بایگانی تمامی اسناد و مدارک، پرونده ها، اوراق، نامه ها و گزارش ها در آرشیو اختصاصی
برنامه ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات درون و بیرون سازمان
هماهنگی برنامه ها و قرار ملاقات های مافوق و پیگیری جهت تحقق ان ها
برنامه ریزی و هماهنگی سفرهای کاری و ماموریت ها
ابلاغ دستورات و پیام های مدیرعامل به پرسنل و سایر بخش های سازمان
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر و ثبت سفارش
مهارت و شایستگی های مورد نیاز:
دقیق، منظم، صبور و امین
متعهد و مسئولیت پذیر
توانایی اولویت بندی کارها و مدیریت زمان
مهارت های ارتباطی گفتاری و نوشتاری مناسب
ظاهر آراسته