مسئول دفتر مدیرعامل

- پاسخگویی مناسب به تلفن‌های دفتر و مراجعین حضوری
- هماهنگی و تعیین وقت ملاقات‌های حضوری اشخاص با مدیرعامل
- تنظیم برنامه ملاقات و جلسات داخلی و خارجی مدیرعامل
- ارائه نامه‌های وارده جهت ملاحظه مدیرعامل بصورت روزانه
- ابلاغ دستورات، نامه‌ها و مراسلات به واحدهای ذیربط حسب مورد
- پیگیری به منظور آماده‌ نمودن و ارسال دستور جلسات
- پیگیری تلفنی امور محوله با سازمانها، ادارات، نهادها و موسسات
- اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط در زمان مناسب و کیفیت مطلوب به مدیرعامل
- همکاری و مشارکت با مشاورین به جهت جمع‌آوری اطلاعات و برقراری ارتباطات‌کاری و سازمانی و سایر امور ارجاعی به ایشان
- تهیه پیش نویس مکاتبات و نامه های ضروری و تایپ نامه و تصحیح اشتباهات لغوی و گرامری آنها
- جمع آوری و آماده نمودن اطلاعات مورد نیاز مدیرعامل و تهیه گزارشات و جداول آماری
- نگهداری مستندات و پیام های کاغذی و الکترونیکی
- دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
- پاسخگویی به نامه ها و ایمیل های ارجاع شده از سوی مدیریت و سایر کارکنان
- توانایی کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری
- تنظیم کارتابل های دستی و الکترونیکی
- بررسی دستور جلسات به لحاظ جمع آوری مدارک و سوابق مربوط با همکاری واحدها و مسئولان ذیربط
- هماهنگی با واحدهای ذیربط در تهیه و تنظیم پیام‌های مدیریت جهت همایشها و مناسبت‌ها