مسئول دفتر | Office Assistant

شرح شغل:

• نظارت بر عملیات روزانه دفتر، از جمله مدیریت تقویم‌ها و جلسات.
• حفظ سوابق دقیق و به‌روز از اطلاعات تماس و اسناد مهم.
• ارائه پشتیبانی اداری به تیم، از جمله تهیه گزارش‌ها و اسناد.
• هماهنگی و سازماندهی جلسات، کنفرانس‌ها و رویدادهای دفتر.
• نظارت بر تهیه و توزیع تجهیزات اداری.
• مدیریت مکاتبات دفتر و پاسخ به درخواست‌های ورودی.
• تحلیل و بهبود فرآیندهای کاری برای افزایش بهره‌وری.

شرایط احراز:

• تجربه در مدیریت دفتر یا نقشی مشابه.
• مهارت‌های عالی در ارتباطات کلامی و نوشتاری.
• توانایی حل مسئله و تفکر انتقادی.
• توانایی مدیریت وظایف چندگانه و اولویت‌بندی مؤثر.
• درک مناسب و تسلط به زبان انگلیسی.
• مهارت‌های رهبری و استعدادی در توسعه روابط بین فردی.

Responsibilities:

• Coordinate daily office activities and operations.
• Manage correspondence, including emails and phone calls.
• Schedule and organize meetings and appointments.
• Draft and edit documents, reports, and presentations.
• Facilitate communication within the office and with external partners.
• Support staff in administrative tasks and projects.
• Uphold confidentiality and discretion regarding sensitive information.
• Assist in planning and execution of company events.

Requirements:

• Ability in critical thinking and problem-solving.
• Strong time management and organizational skills.
• Proficient in Microsoft Office Suite.
• Excellent verbal and numeracy reasoning capabilities.
• Skilled in negotiation and communication in English.
• Ability to comprehend detailed information and instructions.
• Leadership abilities to guide and support team efforts.